Aktualisiert: 07.02.2014 07:32

1  Terminplaner

1.1  Einleitung

Der Termin- und Kapazitätsplaner (TKP) für Garagen ist voll ins WSCAR integriert. Dadurch ist er flexibel einsetzbar und dient vor allem der gezielten Koordination von Werkstattarbeiten. Der TKP ist sowohl als Einzelplatzlösung als auch in Netzwerken mit mehreren Arbeitsstationen einsetzbar.
Der TKP ist durch die einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche, welche an Standardsoftware angelehnt ist, für jedermann leicht zu bedienen.
Mit geringem Aufwand bietet Ihnen der Termin- und Kapazitätsplaner die Möglichkeit Ihre Werkstattplanung zu gestalten. Dadurch senken Sie die Kosten für die Verwaltung und sparen Papier und Zeit.

 

1.2  Vorbereitungsarbeiten

1.2.1  Mitarbeiter

Bevor mit dem TKP gearbeitet werden kann, sollten im WSCAR unter Mitarbeiter die Mitarbeiter erfasst werden. Erst so wird es möglich sein, dass Termine Mitarbeitern zugeordnet werden können.
Jeder Mitarbeiter muss einer TKP-Gruppe zugeordnet sein. Die TKP-Gruppen werden im TKP unter dem Menüpunkt  „Einstellungen“ / „Konfiguration“ und hier unter „Allgemein“ und dann „Gruppen“ definiert.
Die Zuordnung kann jederzeit geändert werden.
Bemerkung:
Beim ersten Starten wird jeder Mitarbeiter der TKP-Gruppe „WSCAR“ zugeordnet.

 

1.2.2  Administrator

Absenzen wie Ferien, Militär, Krankheit etc. können nur durch berechtigte Personen eingetragen, verändert oder gelöscht werden.
Deshalb muss im WSCAR unter Benutzer, am besten im Profil „CHEF“, der Punkt „Termin- und Kapazitätenplaner Administrator“ aktiviert sein.
Somit können nur Mitglieder vom Profil „CHEF“ Absenzen und Ferien eintragen.

 

1.2.3  Nur Lesezugriff

Es besteht auch die Möglichkeit einem Mitarbeiter nur lesend Zugriff auf den TKP zu erteilen.

Dazu muss im WSCAR unter Benutzer beim entsprechenden Profil der Punkt
 Nur Leseberechtigung im TKP“ aktiviert sein.

 

 

 

1.3  Allgemeine Informationen

Zu starten ist der TKP im WSCAR-Hauptmenü über die Schaltfläche Terminplaner.

 

Nach dem Programmstart sehen Sie ihre zuletzt gewählte Übersicht. Weitere Funktionen können Sie über das Menü bzw. direkt aus der Toolbar heraus starten.
Minimieren Sie den TKP, ist er verkleinert in der Taskleiste unten rechts neben der Uhr sichtbar. Durch anklicken mit der linken Maustaste wird er wieder vergrössert.

Aus Optimierungsgründen lädt der TKP die Stammdaten nur einmal beim Programmstart. Ändern sich die Stammdaten, muss der TKP neu gestartet werden, damit er die Änderungen übernimmt.

1.3.1  Initialisieren

Beim allerersten Starten werden alle nötigen Standardeinstellungen einmalig initialisiert.
Dabei werden auch zwei neue Fahrzeugcodes „TKP-Ersatzwagen“ und
TKP-Mietwagen“ eingerichtet (im WSCAR unter Einstellungen - „Hilfstabellen“ / „Fahrzeuge“ / „Fahrzeug-Codes“). Diese dürfen nicht gelöscht werden.
Durch diese Codes bestimmen Sie, welche Fahrzeuge der TKP als Ersatz- bzw. Mietwagen verwenden darf. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um Kunden- oder Lagerfahrzeuge handelt.


1.4  Einstellungen

Die Einstellungen des TKP finden Sie unter dem Menüpunkt  Einstellungen“ / „Konfiguration“. Anpassungen sind allgemein gültig und gelten für alle User. Änderungen wirken sofort nach dem Speichern auf den TKP. Er braucht nur bei neuen Gruppen frisch gestartet zu werden. Die nächsten Punkte erklären die einzelnen Konfigurationsmöglichkeiten.

 

1.4.1  Allgemein

 

 

  • Automatisch mit Windows starten  setzt den TKP ins Windows Autostartmenü.
    Bemerkung: Diese Einstellung wirkt sich nicht auf alle Arbeitsstationen aus.
  • Über  Aktualisierung automatisch starten  bestimmen Sie, ob die Aktualisierung automatisch durchgeführt werden soll. Bei nicht gesetztem Haken muss manuell aktualisiert werden.
    Wenn nur eine WSCAR-Arbeitsstation im Betrieb vorhanden ist, kann diese Funktion deaktiviert werden, da keine Aktualisierung notwendig ist.
  • Mit  Aktualisieren nach  bestimmen Sie, wie oft sich der TKP mit dem Server aktualisieren soll d.h. wie oft Termine an den Server übertragen bzw. vom Server geholt werden.
  • Anzahl Monate  gibt an, wie viele Monate rechts in der Hauptübersicht angezeigt werden sollen.
  • Zeitliche Auflösung  gibt an, in welchen Schritten der Tag aufgeteilt werden soll.
  • Die Auswahl  Monatsauswahl zeigen  bestimmt, ob Monate rechts in der Hauptübersicht überhaupt angezeigt werden sollen.
  • Gruppenfarben in Wochenansichten zeigen  stellt unter den beiden Wochenansichten die Termine in der gleichen Farbe dar, wie sie auch die Gruppe in der Standardansicht hat.
  • Angezeigte Wochen unter Auslastung  gibt an, wie viele Wochen die Auslastungsübersicht darstellen soll.
  • Details zum Termin zeigen  ist nur bei der Standardübersicht relevant und zeigt die ersten Zeilen des Nachrichtentextes direkt in der Übersicht an.
  • Nicht verfügbare Mitarbeiter anzeigen blendet rechts unten, unterhalb der Monatsauswahl, diejenigen Mitarbeiter ein, welche am aktuell gewählten Tag nicht zur Verfügung stehen.
  • Mitarbeiterverteilung anstatt Liste zeigen. Falls unter den Ansichten Woche lang, Woche kurz oder Standard keine Terminliste sondern eine Mitarbeiterverteilung sichtbar sein soll, muss dieser Haken gesetzt werden.
  • Standardansicht bei Ersatzwagen  definiert, analog der Terminübersicht, die Darstellung der Termine (Standard / Liste / Woche lang / Woche kurz)
  • Gruppe für Werkstatt-Terminal  definiert die Gruppe von welcher die Termine im Werkstatt-Terminal angezeigt werden sollen.
  • Beleg erstellen als. Definiert den Belegtyp mit dem ein neuer Beleg aus dem Terminplaner heraus erstellt wird. Zur Auswahl stehen „Prov. Beleg“ und „Auftrag“, Standard ist der Auftrag.
  • Verfasser bei Belegerstellung übernehmen trägt im Beleg den Verfasser als Mitarbeiter ein.
  • Bei aktiviertem  Bei Terminüberschneidungen warnen  bringt der TKP eine Meldung, falls es zu Zeitüberschneidungen bei einem Mitarbeiter kommen sollte.
  • Bei Aufwandüberschreitung warnen. Überschreitet die gestempelte Zeit den Aufwand des Termins, fängt der Termin an zu blicken.
    Beispiel:
    Termindauer 1h mit Beginn 08:00 und Ende 09:00
    - Stempelt der Mitarbeiter auf den Beleg um 08:00 ein und um z.B. 10:00 hat er noch nicht ausgestempelt, dann blinkt der Termin.
    - Stempelt der Mitarbeiter auf den Beleg um 08:00 ein und um 10:00 aus, dann blinkt der Termin noch eine Stunde nach der Überschreitung.
    Hinweis: Diese Funktion ist nur in Verbindung mit der Autocomp Zeiterfassung und Terminen mit Belegen möglich.
  • Fakturierte Belege im Termin auf Status abgeschlossen setzen. Setzt im Termin den Status auf „Abgeschlossen“ wenn der dazu existierende Beleg fakturiert wurde.
  • Mailversand über MAPI verschickt Mails dabei nicht direkt, sondern per Mail-Klient wie Outlook oder Thunderbird.
  • Der  Kanton (für Feiertagsberechnung) dient ausschliesslich der Feiertagsberechnung. Diese muss jedes Jahr neu durchgeführt werden.
  • Tagespensum  dient als Basis der täglichen Arbeitszeit. Wird NICHT für die Auslastung verwendet (dazu werden die Sollzeiten benötigt).

 

 

  • TKP-Zeitraster  von … bis … grenzt die sichtbare Tageszeit in der Standardübersicht ein.
  • Arbeitszeit von … bis … ist im Moment noch in Planung.
  • Pausenzeit von … bis … ist im Moment noch in Planung.
  • Mittagszeit von … bis … ist im Moment noch in Planung.
  • Pausenzeit von … bis … ist im Moment noch in Planung.

 

  • Über Tabellen Gruppen verwalten Sie Ihre Gruppen (z.B. Werkstatt / Büro).
    Es ist zwingend mindestens ein Gruppe erforderlich (z.B. „Werkstatt“). Die Gruppen dürfen mit einer anderen Beschriftung bzw. Farbe gestaltet werden. Bedenken Sie, dass bei mehr als 4-5 Gruppen das Ganze unübersichtlich werden kann.
    Da die Möglichkeit besteht, einen Termin nicht nur einer Gruppe, sondern auch Mitarbeiter(n) zuzuordnen, kommt jeder Mitarbeiter beim Initialisieren in die Standardgruppe WSCAR. Dieser Gruppenname kann nach Wunsch angepasst werden.


 

Bemerkung:
Die Zuordnung einer TKP-Gruppe zu einem Mitarbeiter kann nur im WSCAR unter Mitarbeiter vorgenommen werden.

 

Nicht mehr benötigte Gruppen können per Stichdatum gelöscht werden. Diese wird jedoch (inkl. eingetragener Termine) nicht komplett gelöscht sondern nur unsichtbar gemacht. Somit ist es möglich zu einem späteren Zeitpunkt die Gruppe inkl. eingetragener Termine wiederherzustellen.

Durch anhaken von "inkl. gelöschte Einträge" werden auch die gelöschten Gruppen angezeigt. Anschliessend kann durch Anklicken der Schaltfläche "Wiederh." Die Gruppe wieder aktiviert werden.

 

 

Hinweise: In der Standard-Terminübersicht ist eine gelöschte Gruppe ab Löschdatum noch während 1 Woche gleichwohl sichtbar und im Termin auch auswählbar, hat aber vor dem Namen den Zusatz {Gelöscht}.

Es können auch immer noch Termine für diese Gruppe eingetragen werden.

 

Mitarbeiter welche keiner TKP-Gruppe zugeordnet sind erscheinen beim Termin nicht in der Mitarbeiterauswahl

 

  • Über  Tabellen Sollzeit  verwalten Sie die täglichen Sollzeiten eines Mitarbeiters. Diese werden für die Zeiterfassung und gleichzeitig auch für den Terminplaner benötigt.

Das Startdatum, die Verfügbarkeit und der Leistungsindex bestimmen, ab wann und in welcher Höhe der Mitarbeiter in die Auswertung einfliesst.

 

In der Sollzeitentabelle werden KEINE Absenzen wie z.B. Ferien, Berufsschule, Krankheit, Militär, usw. verwaltet. Diese Termine werden als Absenzen im Terminplaner eingetragen.

Achtung: Wenn bei einem Mitarbeiter die Sollzeiten ändern, so darf der bestehende Eintrag nicht überschrieben/geändert werden. Es muss ein neuer Eintrag mit dem neuen Start-Datum eingetragen werden.

 

Hinweis: Wenn das Feld „per“ leer ist, so werden alle in der Vergangenheit gemachten Einträge angezeigt. Standardmässig wird das aktuelle Datum angezeigt und somit auch die aktuell gültigen Einträge.

 

Beispiele:

-      Huber Marcel ist zu 80% angestellt und arbeitet am Montag nicht.

-      Wermelinger Othmar ist Auszubildender, ist zu 100% angestellt und hat einen Leistungsindex von 60% da er die Arbeiten noch nicht gleich schnell wie ein fertig ausgebildeter Mitarbeiter ausführen kann.
Hinweis: Die Absenzen für die Berufsschule werden NICHT in der Sollzeit-Tabelle geführt sondern im Terminplaner als Absenz eingetragen.

-      Mustermann Hans ist zu 100% angestellt. Als Chef steht er der Werkstatt aber nur zu 50% zur Verfügung. Die restliche Zeit benötigt er für administrative Arbeiten.
Hinweise: Es besteht auch die Möglichkeit für einen Mitarbeiter mehrere gleichzeitig gültige Einträge zu machen, z.B. 50% für die Werkstatt und 20% für das Büro.

 

 

 

Bemerkung:
Bezahlte Feiertage müssen in den Sollzeiten für jeden Mitarbeiter mit 0 Stunden eingetragen werden.
Für den Karfreitag 2010 ergibt sich somit folgender Eintrag (Felder welche nicht geändert werden bleiben leer):

 

 

Mit  Alle neu  können für alle Mitarbeiter, welche in den Sollzeiten aufgeführt sind, gleichzeitig Sollzeiten über einen bestimmten Zeitraum definiert werden.

 

Die Erfassung des Karfreitags erstellt folgende Einträge für die einzelnen Mitarbeiter:

 

 

 

 

  • Bereinigung  Mit dem Starten des Assistenten können Termine von gelöschten Gruppen gelöscht werden. Termine von gelöschten Gruppen können ebenfalls wiederhergestellt werden, allerdings ohne Gruppenzuordnung.
    Diese Funktion kann nur durch die Autocomp AG verwendet werden.

 

 

Hinweis: Die mit einem * versehenen Einstellungen werden erst nach dem Neustart des TKPs aktiv.

 


1.4.2  Terminarten

 

 

Jede Terminart kann mit einer Farbe hervorgehoben werden. Die farbliche Differenzierung dient vorrangig dazu z.B. MFK-Termine hervorzuheben. Sowohl die Farben wie auch die Bezeichnungen können angepasst werden. Die Farbe kann durch anklicken des entsprechenden Quadrates geändert werden.

 

Standardmässig bekommt ein Termin keine Farbe. Möchte man diese Termine beim Listendruck farblich hervorheben, kann man im Quadrat Farbe von Standardterminen beim Listendruck die gewünschte Farbe definieren.

 

 


 

1.4.3  Reservationsobjekte / Ersatzwagen

 

Die einzelnen Ersatz- / Mietfahrzeuge können unterschiedlich eingefärbt werden. Die Farbe kann durch anklicken des entsprechenden Quadrates geändert werden.

Mit der Schaltfläche „Alle Objekte auf Standard-Farbe zurücksetzen“ werden alle Reservationsobjekte auf die Farbe Grün zurückgesetzt.

 

Mit der Schaltfläche „Reservationsobjekte verwalten“ können diese bearbeitet oder gelöscht werden.

 

 

-      Im Bearbeitungsmode kann nur die Farbe angepasst werden.

 

-      Neue Reservationsobjekte (Ersatzfahrzeuge) können nicht hier erfasst werden. Dies wird beim Fahrzeug selbst gemacht indem man dort den gewünschten „Fahrzeugcode“ einträgt.

 

-      Wird ein Reservationsobjekt (Ersatzfahrzeug) nicht mehr benötigt so kann dieses gelöscht werden. Dabei muss angegeben werden, ab welchem Datum dieses nicht mehr benötigt wird, respektive gelöscht werden soll.
Das Fahrzeug als solches wird NICHT gelöscht. Diesem wird nur der „Fahrzeugcode“ gelöscht so dass es in der Auswahl der Reservationsobjekte nicht mehr erscheint.
Hinweise:
- Ein Objekt kann nicht gelöscht werden wenn dieses noch Terminen
  nach dem Löschdatum zugeordnet ist.
- Ein gelöschtes Objekt bleibt den Terminen vor dem Löschdatum
  zugeordnet.

 

-      Ein gelöschtes Objekt kann wiederhergestellt werden.
Dazu den Haken bei „Inkl. gelöschte Einträge“ setzen, das gewünschte Objekt markieren und dann die Schaltfläche „Wiederh.“ anklicken.

 

 

 

Die Schaltfläche Reservationsobjekte austauschen dient dem Ersetzen von Ersatzwagen. Möchte man einen Ersatzwagen, welcher verkauft wurde, aber noch Terminen zugeordnet ist, durch einen anderen ersetzen, kann man dies über diese Funktion tätigen.

Reservationsobjekt ersetzen ab dem legt das Datum fest, ab wann die Ersatzwagen zu tauschen sind.

Altes Reservationsobjekt: und Neues Reservationsobjekt: zeigt die gewohnte Ersatzwagenauswahl.

 

 

Damit die Fahrzeuge in der Auswahl erscheinen, müssen diese im Fahrzeugcode den Eintrag „TKP-Ersatzwagen“ oder „TKP-Mietwagen“ aufweisen. Beide Einträge bewirken dasselbe. Die zur Auswahl stehenden Fahrzeuge können sowohl Kunden- wie auch Lagerfahrzeuge sein.

 

Es können auch zusätzliche Fahrzeugcodes angelegt werden. Die beiden bestehenden Fahrzeugcodes „TKP-Ersatzwagen“ und „TKP-Mietwagen“ dürfen aber nicht abgeändert oder gelöscht werden. Man erstellt einen neuen Fahrzeugcode, der mit „TKP-“ beginnt und ordnet ihn dem entsprechenden Fahrzeug zu. Dieses Vorgehen kann beispielsweise für den Busverleih angewendet werden.

 


1.4.4  Extra

 

  • Rubrik Synchronisierung
    Gelöschte Termine synchronisieren.
    TKP kann seine Termine mit Outlook synchronisieren. Diese Einstellung bestimmt, wie mit gelöschten Terminen beiderseits umgegangen wird.

 

  • Rubrik Terminals
    Willkommen-Bildschirm
    Unter dem Menüpunkt „Ansicht“ / „Terminals“ / „Willkommen-Bildschirm  kann ein Willkommensbildschirm gestartet werden. Verfügt man über einen 2. Monitor, wird dieser standardmässig verwendet. Auf dem Willkommensbildschirm wird unten links der Text angezeigt, welcher im Feld Text eingetragen ist. In der Bildmitte wird die Webseite angezeigt, welche im Feld Webseite eingetragen ist. Anstelle einer Webseite kann auch ein Bild angezeigt werden.

    Kunden Info-Terminal
    Unter dem Menüpunkt „Ansicht“ / „Terminals“ / „Kunden Info-Terminal  kann eine Willkommensanzeige gestartet werden, welche die nächsten drei Termine anzeigt. Verfügt man über einen 2. Monitor, wird dieser standardmässig verwendet. Im Feld Hintergrund kann ein Hintergrundbild für diese Anzeige hinterlegt werden.

 

Anzahl Termine im Kunden Info-Terminal
Möchte man mehr als 3 Termine unter dem Menüpunkt „Ansicht“ / „Terminals“ / „Kunden Info-Terminal“ zeigen, gibt man hier die maximale Anzahl an.

 

Verspätung zulassen von xx Min.
Termine unter dem Menüpunkt „Ansicht“ / „Terminals“ / „Kunden Info-Terminal“ werden nicht mehr dort drin angezeigt, wenn der Termin begonnen hat. Um verspätete Kundentermine anzuzeigen, trägt man hier die Minuten ein um die verspätete Termine angezeigt werden sollen.

 

  • Rubrik Drucken
    Wenn dem Kunden ein Mietfahrzeug zur Verfügung gestellt wird, kann aus dem Termin heraus direkt ein Mietvertrag gedruckt werden. Die Vorlage des Mietvertrages wird im WSCAR unter Dokumente gespeichert. Diese Dokument-ID wird unter Dokumenten-ID für Mietwagen eingetragen.

    Termine können ausgedruckt werden. Wenn anstelle der Standarddarstellung  (das Feld bleibt leer) eine eigene Darstellungsform der Termindetails gewünscht wird, so kann im WSCAR unter Dokumente ein Dokument erstellt werden. Die Dokument-ID dieser Vorlage wird unter Dokumenten-ID für Termindetails eingetragen.

    Beim Mailversand aus dem Termin heraus, wird standardmässig nur der Nachrichtentext aus dem Termin in die Mail übernommen. Wenn anstelle der Standarddarstellung (das Feld bleibt leer) eine eigene Darstellungsform des Mailtextes gewünscht wird, so kann im WSCAR unter Dokumente ein Dokument erstellt werden. Der Nachrichtentext aus dem Termin kann über das Integrieren des Datenfeldes [«TKP_Nachricht»] ins Dokument übernommen werden. Die Dokument-ID dieser Vorlage wird unter Dokumenten-ID für Emailversand eingetragen.

Dokumenten-ID für Termindetails mit FF Hier kann die Dokument-ID eingetragen werden um einen einzelnen Termin zu drucken mit Fahrzeugdaten inkl. freien Feldern.

Beinhaltet Kunde mit Fahrzeug und freien Feldern.

Das Fahrzeug ist hierbei nicht der Ersatzwagen, sondern das Kundenfahrzeug.

ACHTUNG: Dieser Ausdruck befindet sich noch in der Entwicklungsphase

 

Beim Leerzeichenfüller kann ein Zeichen eingetragen werden, z.B. ein Bindestrich „-„. Dieser wird dann in ihren selbst erstellten Dokumenten bei den Datenfeldern, die keine Einträge enthalten, angedruckt.


 

1.4.4.1            Beispiel Dokument Mietvertrag

 

Mietvertrag

 

Mieter:

[«Anschrift1»]

[«Anschrift2»]

[«Anschrift3»]

[«Anschrift4»]

[«Anschrift5»]

 

Geburtstag: [«Geburtsdatum»]

 


Luzern, [«Datum»]

 


Fahrzeug-Mietvertrag

 


[«Briefanrede»]

 


Das Fahrzeug

 

            [«Marke»] [«Modell»], [«Kennzeichen»]   Zählerstand: [«Zaehlerstand»]

 

wird vom oben genannten Mieter für die Zeit


vom
[«TKP_Holzeit»]   bis voraussichtlich [«TKP_Bringzeit»]


gegen eine Leihgebühr von CHF __________.__ /Tag, zzgl. MwSt gemietet.


Das Fahrzeug ist vollkaskoversichert mit einer Selbstbeteiligung von CHF _____.


Das vorgenannte Fahrzeug ist in einwandfreiem Zustand übernommen worden,
ausgenommen sind die untenstehenden aufgeführten Schäden.


Beschädigungen:

 

 

 

 

                                                                                                                 

Datum/Unterschrift Mieter                                    Datum/Unterschrift Vermieter

 

 


1.4.4.2            Beispiel Dokument Termindetails

 

Terminbestätigung                  Luzern, [«Datum»]

 


Kunde:

[«Briefanrede»]

[«TKP_UEBERSCHRIFT»]


Objekt (Fahrzeug):

[«TKP_OBJEKT»]


Hol- und Bringzeit:

[«TKP_HOLZEIT»]

[«TKP_BRINGZEIT»]


Ersatzwagen:

[«Marke»] [«Modell»], [«Kennzeichen»]               Zählerstand: [«Zaehlerstand»]


Nachricht:                                                                                                                                                                        

_______________________________________________________________________

 

[«TKP_NACHRICHT»]


1.4.4.3            Beschreibung der Felder

 

Folgende Werte (Felder) können in den Dokumenten hinterlegt werden:

 

Termindaten:

Datenfeld im Dokument:

Anmeldename WSCAR

[«TKP_Anmeldename»]

Terminaufwand

[«TKP_Aufwand»]

Bringzeit

[«TKP_Bringzeit»]

Bringzeit (Zeit)

[«TKP_BringzeitStd»]

Bringzeit (Tag)

[«TKP_BringzeitTag»]

Terminende

[«TKP_Ende»]

Terminende (Zeit)

[«TKP_EndeStd»]

Terminende (Tag)

[«TKP_EndeTag»]

Holzeit

[«TKP_Holzeit»]

Holzeit (Zeit)

[«TKP_HolzeitStd»]

Holzeit (Tag)

[«TKP_HolzeitTag»]

Mitarbeiter

[«TKP_Mitarbeiter»]

Terminnachricht

[«TKP_Nachricht»]

Terminobjekt

[«TKP_Objekt»]

Terminstart

[«TKP_Start»]

Terminstart (Zeit)

[«TKP_StartStd»]

Terminstart (Tag)

[«TKP_StartTag»]

Termin-ID

[«TKP_TerminId»]

Terminüberschrift

[«TKP_Ueberschrift»]

 

 


1.5  Beschreibung Schaltflächen / Menü

In diesem Kapitel werden die TKP-Funktionen beschrieben, welche über die Schaltflächen (Toolbar), respektive über das Menü aufgerufen werden können.

 

1.5.1  Schaltflächen (Toolbar)

Die Beschreibung erklärt die Schaltflächen von links nach rechts:

 

 

Neu – Erfassen eines neuen Termins. Dies geht auch per Doppelklick oder rechter Maustaste in einer der vier Darstellungsarten. Ein neu erfasster Termin wird immer mit einer Gruppe sowie dem gewählten Datum und der Uhrzeit vorbelegt.
In der Darstellung „Standard“ können Sie per Maus den Beginn und das Ende markieren. Einfach die linke Maustaste drücken, festhalten und nach rechts ziehen. Sobald Sie loslassen sind der Beginn und das Ende des Termins vorbelegt. Nun kann mit der Schaltfläche „Neu“ oder mit der rechten Maustaste der Termin angelegt werden. Erfassen Sie einen Termin aus der Wochenansicht, sind nur die Gruppe und der Tag vorbelegt. Achten Sie darauf, welcher Tag im TKP blau markiert ist. Dieser Tag wird beim Erfassen vorgeschlagen.

 

Aktualisieren – Der TKP wird sofort mit dem WSCAR-Server aktualisiert. Dabei werden neue Termine bzw. Änderungen übertragen.

 

Filtern – Hierüber kann nach Gruppen oder Mitarbeitern gefiltert werden.

Diese Konfiguration ist arbeitsplatzabhängig.

 

 

 

 

Die Reihenfolge der Gruppendarstellung kann angepasst werden.

 

 

Mit der Schaltfläche „Haken“ und „Quadrat“ können alle Mitarbeiter aus- oder abgewählt werden.

 

Wenn die Termine gefiltert sind, dann erscheint in der blauen Zeile oberhalb der Terminübersicht das Filter-Symbol:

 

 


Drucken – Benötigen Sie einen Ausdruck, können Sie hierüber verschiedene Ansichten drucken. Ohne Gruppierung wird für jede Gruppe eine separate Spalte gedruckt. „Teams gruppiert drucken“ steht nicht in der Listenansicht zur Verfügung.

 

 

Über die Schaltfläche  werden die Termine pro Jahr und Monat im Jahresvergleich grafisch Dargestellt.

 

Heute – Positioniert die Ansicht auf den heutigen Tag bzw. Woche.

 


 

Standard – Stellt eine Ansicht dar bei der Sie alle gewählten Gruppen einzeln sehen. Über die zwei Schaltflächen der Zeitspanne verändern Sie die Abstände zwischen den Stunden bzw. Halbstunden. Je grösser der Abstand wird, desto weniger Tage sehen Sie gleichzeitig. Mit den zwei Schaltflächen der Woche kann wochenweise vor- und zurückgeblättert werden.

 

 


Liste – Stellt eine Ansicht dar bei der viele Termine auf einmal sichtbar werden. Der Haken „reduzierte Darstellung“ zeigt zu einem Termin nur eine einzige Zeile an.
Mit den grünen Pfeilen auf der  linken Seite können Sie tageweise vor- und zurückblättern. Mit den zwei Schaltflächen Woche auf der rechten Seite können Sie wochenweise vor- und zurückblättern.

 

 


Woche lang – Stellt eine Ansicht dar bei der Sie alle Wochentage sehen. Gruppen werden hierbei zusammengefasst. Mit den zwei Schaltflächen Woche auf der  rechten Seite können Sie wochenweise vor- und zurückblättern.
Um schnell auf eine bestimmte Woche zu gelangen, kann in der Monatsübersicht auf der rechten Seite auf irgendeinen Termin geklickt werden und sofort wird die entsprechende Woche dargestellt.

 

 


Woche kurz – Stellt eine Ansicht dar bei der Sie alle Wochentage in Kurzform sehen. Gruppen werden hierbei ebenfalls zusammengefasst. Mit den zwei Schaltflächen Woche auf der rechten Seite können Sie wochenweise vor- und zurückblättern.
Um schnell auf eine bestimmte Woche zu gelangen, kann in der Monatsübersicht auf der rechten Seite auf irgendeinen Termin geklickt werden und sofort wird die entsprechende Woche dargestellt.

 

 

Info zu den Wochen- und Listenansichten: Anhand des zuletzt am jeweiligen PC im WSCAR angemeldeten Mitarbeiters weiss der TKP, welcher Gruppe dieser zugeordnet ist. Beim Erfassen wird dieser Mitarbeiter im Termin vorgeschlagen.

 

In den Darstellungen Standard / Liste / Woche lang / Woche kurz werden im unteren Teil des Fensters die Mitarbeiter und die Zeiten angezeigt, während denen diese besetzt sind. Vorausgesetzt unter dem Menüpunkt  Einstellungen“ / „Konfiguration“ / „Allgemein“ ist Mitarbeiterverteilung anstatt Liste zeigen aktiviert.

 

In den Darstellungen Standard / Woche lang / Woche kurz werden im rechten Teil des Fensters die freien und die reservierten Ersatz- und Mietwagen angezeigt.

 


Terminübersicht & Ersatzwagen – Sie können prinzipiell zwischen zwei Ansichten wählen. Zum einen normale Termine (Terminübersicht), zum anderen die Ersatzwagen (Ersatzwagen). Die Ansichten Standard / Liste / Woche lang / Woche kurz stehen Ihnen auch bei der Ansicht Ersatzwagen zur Verfügung.
Die Ansicht Ersatzwagen dient nur zur Übersicht und kann nicht bearbeitet werden.

 

 


Auslastung  – Auf der Wochenübersicht wird die Tagesauslastung einzelner Mitarbeiter bzw. ganzer Gruppen dargestellt. Die Auslastung wird immer ab der markierten Woche angezeigt. Mit den zwei Schaltflächen der Woche kann wochenweise vor- und zurückgeblättert werden.

Hinweis: Beachten Sie ob Mitarbeiter allenfalls gefiltert sind. Dies hat Auswirkungen auf die Auslastungsanzeige.

 

 

 


Auf der Übersicht Mitarbeiterabsenzen sehen Sie einen Zusammenzug aller eingetragener Absenzen. Wenn Sie auf die farbige Schaltfläche klicken, erhalten Sie zusätzliche Informationen zur Absenz.

 

 

In der Jahresübersicht können die Absenzen nach Mitarbeitern und Absenzarten gefiltert werden.

 

 

Suchen

Hier können gesuchte Termine in Listenform dargestellt und ausgedruckt werden.
Diese Suche ermöglicht eine detaillierte Darstellung über alle Termine ab einem definierten Stichtag. Gefundene Termine werden kurz mit Datum, Kunde, Objekt und den ersten Zeilen der Nachricht angezeigt. Diese Liste kann ebenfalls ausgedruckt werden. Durch einen Doppelklick auf die erste Zeile kann direkt zum Termin gewechselt werden.

 

 


 

1.5.2  Menü

Sämtliche direkt über die Schaltflächen aufzurufenden Funktionen finden sich ebenfalls im Menü.

1.5.2.1            Programme

Neben den bereits in der Toolbar beschriebenen Funktionen finden sich hier zusätzlich noch die folgenden Menüeinträge:

 

Hier kann die Support oder die Fernwartung aufgerufen werden.
Weiter kann direkt zum WSCAR-Hauptmenü gewechselt werden und der TPK kann ebenfalls beendet werden.

 

1.5.2.2            Ansicht

Neben den bereits in der Toolbar beschriebenen Funktionen finden sich hier zusätzlich noch die folgenden Menüeinträge:

 

Terminals

Mit dem Menüpunkt „Terminals“ / „Willkommen-Bildschirm“ kann der Willkommens-Bildschirm gestartet werden. Nur sinnvoll mit zweitem Bildschirm.

 

Mit dem Menüpunkt „Terminals“ / „Werkstatt Info-Terminal“ können die Aufträge des aktuellen Tages angezeigt werden. Nur sinnvoll mit zweitem Bildschirm.

 

Mit dem Menüpunkt „Terminals“ / „Kunden Info-Terminal“ kann der Willkommens-Bildschirm mit der Anzeige der nächsten drei Termine angezeigt werden. Nur sinnvoll mit zweitem Bildschirm.

 

Schnellsuche – Durchsucht alle Termine nach dem gewünschten Suchbegriff. Berücksichtigt werden Kundenbezeichnung, Objekt, Nachrichtentext, Kontrollschild sowie Start- und Enddatum. Findet die Suche einen Termin, können Sie entscheiden, ob Sie auf diesen Termin springen oder weitersuchen möchten.

 

 

 

1.5.2.3            Einstellung

Neben den bereits in der Toolbar beschriebenen Funktionen finden sich hier zusätzlich noch die folgenden Menüeinträge:

 

Feiertage berechnen

Mit dieser Funktion können Anfang Jahr alle Feiertage sowie Infotage (z.B. Sommeranfang) des aktuellen Jahres berechnen werden.
Die Feiertage werden anhand der Kantonseinstellung berechnet, welche unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ / „Konfiguration“ / „ Allgemein“ gemacht wurde.
Damit diese auch dargestellt werden, muss die Ansicht aktualisiert werden.

 

1.5.2.4            Export

Termine eines definierten Zeitraumes können ins CSV-Format (Kommagetrennte Werte) exportiert werden. Dieses Dokument kann danach in Excel weiterverarbeitet werden.

 

 

Termine eines definierten Zeitraumes können gleich wie ins CSV-Format auch ins ICS-Format (iCalendar) exportiert werden. Dieses Dokument kann danach unter anderem in den Google-Kalender importiert werden.

Es können ebenfalls Dateien im ICS-Format importiert werden.


Möchten Sie Ihre Termine mit einem  lokal installierten Outlook synchronisieren, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen vom TKP nach Outlook (TPK -> Outlook), zum anderen von Outlook in den TKP (Outlook -> TKP).

 

Kontakte können nach Outlook exportiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass in der Kundenverwaltung beim Kunden eine E-Mail Adresse eingetragen ist.


 

Absenzenabgleich - Damit können eingetragene Absenzen vom Termin- und Kapazitätsplaner in die Mitarbeiterverwaltung und umgekehrt übernommen werden.

Mit der Doppelpfeiltaste nach unten wird der markierte Eintrag (es können auch mehrere Einträge markiert werden) in die Mitarbeiterverwaltung übernommen.

Mit der Doppelpfeiltaste nach oben werden die markierten Einträge in den TKP übernommen.

 

 

 


1.5.2.5            Drucken

Unter dem Menü Drucken finden Sie den Punkt Absenzenliste. Hier können Sie eine detaillierte Anzeige oder einen Ausdruck von Terminen mit Absenzen erstellen. Sie können einzelne Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter auswählen. Zudem ist es möglich die Anzeige zeitlich abzugrenzen und nur einzelne Absenzarten anzeigen zu lassen.

 

 

 

Es werden nur Absenzen aus dem TKP berücksichtigt. Einträge im WSCAR unter Mitarbeiter  fliessen hier nicht mit ein.

 

Unten links gibt es 3 Schaltflächen. Die Erste kopiert den sichtbaren Text in die Zwischenablage von Windows, die Zweite druckt ihn und die Dritte erstellt eine Textdatei im TXT-Format.

 

Unten rechts gibt es 2 Schaltflächen. Die Erste zeigt eine Jahresübersicht in Kurzform an, die Zweite schliesst das Fenster wieder.

In der Jahresübersicht kann nach Mitarbeitern und nach Absenzart gefiltert werden.

 

Ersatzwagenliste – Damit kann eine Liste der Ersatzwagen und deren Ausleihtermine innerhalb eines definierbaren Zeitraumes gedruckt werden.

 

Statistik  – Ermöglicht die Termine statistisch darzustellen und auszudrucken.

Einerseits können die Termine pro Jahr und Monat im Jahresvergleich grafisch dargestellt werden.

Andererseit kann eine Liste pro Kunde (sortiert nach Anzahl Terminen) dargestellt werden und weiter ebenfalls in Textform mit allen Details.

1.5.2.6            Hilfe

Zur TKP-Hilfe gelangen Sie durch anwählen des blauen „?“ Symbols.

Die Version vom TKP kann über den Menüpunkt Hilfe / Info angezeigt werden.


1.6  Arbeiten mit dem TKP

1.6.1  Termine erstellen

Neue Termine können auf verschiedene Arten angelegt werden.
In allen Darstellungsarten Standard / Liste / Woche lang / Woche kurz kann durch anwählen der Schaltfläche „Neu“ ein neuer Termin erzeugt werden.

 

In den Ansichten Standard / Woche lang / Woche kurz kann durch Doppelklick mit der linken oder drücken der rechten Maustaste ein neuer Termin angelegt werden.

 

In der Ansicht Liste kann durch anwählen der Schaltfläche „Neu“ ein neuer Termin angelegt werden.

 

Es erscheint eine leere Maske, welche im folgenden Beispiel bereits ausgefüllt wurde:

 

 

Jeder Termin hat eine eindeutige ID (z.B. Termin 73) nach welcher auch gesucht werden kann.

Suche nach Kunde, Telefon oder Kontrollschild – Die Kundenauswahl bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre im WSCAR hinterlegten Kunden direkt einem Termin zuzuordnen.

Wenn Sie den Kundennamen, das Kontrollschild oder eine Telefonnummer eingeben, sucht das Programm automatisch nach dem passenden Kunden.
Sie können in diesem Feld aber auch einen beliebigen anderen Text eingeben.

 

 Adresse in GoogleMaps anzeigen – Öffnet im Browser GoogleMaps und zeigt die gültige Adresse und den Standort.

 

 Kunde öffnen – Startet im WSCAR die Kundenverwaltung und zeigt Ihnen die Kundendaten an.

 

 Email versenden – Wenn beim Kunden eine Email-Adresse eingetragen ist, so kann direkt aus dem Termin heraus ein Email versendet werden.

 


 

 SMS versenden – Der Kunde kann auch via SMS benachrichtigt werden.

Dabei spielt es keine Rolle ob beim Kunden eine Telefonnummer hinterlegt ist oder nicht. Diese kann auch manuell eingetragen werden oder es kann mit Hilfe der rot eingekreisten Schaltfläche im Internet nach einem Kunden gesucht und dessen Telefonnummer übernommen werden.

 

 

 Reparaturdaten des Kunden öffnen – Startet im WSCAR die Kundenverwaltung und die Reparaturdaten der Kundenfahrzeuge werden geöffnet.

 

Objekt – Dieses Feld dient der Fahrzeugauswahl des Kunden. Das Kundenfahrzeug ist nur ein optionales Feld. Hier kann auch ein beliebiger anderer Text eingegeben werden.

 

 Lagerfahrzeuge – Durch anklicken erscheinen alle Lagerfahrzeuge. Dies kann dann sinnvoll sein wenn ein Termin eintragen wird bei dem z.B. ein Lagerfahrzeug aufbereitet werden muss.

 

Neuer Beleg – Erstellt automatisch einen Beleg in der Fakturierung. Ist ein Ersatzwagen auf dem Termin hinterlegt, so wird das Ersatzfahrzeug unter Sonstiges im Beleg eingetragen.
Sollte es in der Fakturierung zum ausgewählten Kunden schon einen offenen Beleg geben, fragt der TKP, ob der Termin diesem Beleg zugeordnet werden soll. Falls nicht, wird ein neuer Beleg erstellt.
Wenn zum ausgewählten Kunden bereits mehrere offene Belege existieren, so erscheint ein Fenster in dem der gewünschte Beleg ausgewählt oder ein neuer Beleg erstellt werden kann. Sobald ein Beleg erstellt wurde wechselt die Bezeichnung auf „Beleg öffnen“ und links von dieser Schaltfläche ist die Belegnummer ersichtlich.

 

Zum richtigen Vorbelegen des Ersatzwagens in der Fakturierung, kann unter den Fakturadaten - „Sonstiges“ ein Eintrag mit der Original-NummerTKP“ erstellt werden, wobei die Bezeichnung frei gewählt werden kann.

 

 

Ist dieser Eintrag vorhanden, so nimmt der TKP in der Fakturierung diese Voreinstellungen für den Ersatzwagen.

 

Bemerkung:
Textinhalte (z.B. Kleiner Service 90‘000) werden beim Erstellen des Belegs aus dem Termin heraus in die Belegzeile übernommen.

- Später  angepasste Textinhalte im Termin werden im Beleg ebenfalls aktualisiert.

- Wenn ein Termin gelöscht wird, bleibt ein erstellter Beleg weiterhin bestehen.

- Falls mit Sparten gearbeitet wird, so wird beim Erstellen des Beleges keine
Sparte gewählt. Diese muss beim weiteren Bearbeiten des Beleges definiert werden.

 

 Arbeitskarte – Druckt eine Arbeitskarte, basierend auf dem eröffneten Beleg

 

 Auftrag – Druckt einen Auftrag, basierend auf dem eröffneten Beleg

 

 Rechtschreibung – Überprüft den eingegebenen Text im Textfeld

 

 Textbausteine – Übernimmt vordefinierte Textbausteine ins Textfeld. Die Textbausteine werden unter Fakturadaten - „Textbausteine“ definiert.

 

 Drucken – Druckt den Termin mit den Details aus.

 

* Mietvertrag drucken - Bei Miet- oder Ersatzfahrzeugen kann ein Mietvertrag ausgedruckt werden (Anleitung siehe Kapitel 1.4.3 Rubrik Drucken).

 

 Allgemeiner Druck – Beinhaltet Kunde mit Fahrzeug und freien Feldern

Das Fahrzeug ist hierbei nicht das Ersatzwagen sondern das Kundenfahrzeug.

ACHTUNG: Dieser Ausdruck befindet sich noch in der Entwicklungsphase.

 

Textfeld  – Hier kann ein beliebiger Text erfasst werden.

 

Dauer – Hier bestimmen Sie, wie lange der Termin dauern soll. Es wird dann ab „Beginn“ gerechnet und „Ende“ automatisch berechnet.

Ist das Schloss geöffnet, dann wird die Dauer NICHT automatisch angepasst.

Hinweis: Das Schloss wird vor allem bei mehrtägigen Terminen benötigt wie nachfolgend beschrieben.

 

Ganztägig – Bei ganztägigen Terminen können Sie keine Zeit eingeben.

 

Beginn/ Ende – Bestimmt den Terminanfang sowie das Ende. Daraus ergibt sich dann die „Dauer“.

 

Vormittag / Nachmittag – Soll der Termin nur am Vormittag bzw. Nachmittag erfolgen, klicken Sie die entsprechende Schaltfläche an. Dabei wird als Dauer die Hälfte der Tages-Sollzeit eingetragen und als „Beginn/Ende“ 00:00-11:59 resp. 12:00-23:59 definiert.

 

Erinnerung – Hier kann definiert werden, ab welchem Zeitpunkt an den eingetragenen Termin erinnert werden soll.

 

 – Druckt zu allen Mitarbeitern deren noch verfügbaren Zeiten aus.

 

Bringzeit / Holzeit – Definiert den Zeitpunkt, wann der Kunde sein Fahrzeug in die Werkstatt bringt respektive wieder abholt.
Die Bringzeit des Kundenfahrzeuges ist gleichzeitig auch die Holzeit des Ersatzfahrzeuges und die Holzeit des Kundenfahrzeuges ist gleichzeitig auch die Bringzeit des Ersatzfahrzeuges, wenn ein solches benötigt wird.

 

  Dauer/am: – Wird ein mehrtägiger Termin eröffnet und das Schloss ist geschlossen so kann eine Dauer für den ersten und den letzten Tag definiert werden. Bei den Tagen dazwischen wird als Wert das Tagespensum (z.B. 8.5h) definiert.

Dem zugewiesenen Mitarbeiter oder der Gruppe wird somit am ersten Tag 2h, an den Tagen dazwischen 8.5h  und am letzten Tag 0.5h zugeteilt.

Die Termindauer kann beliebig lang sein.

 

  Dauer/am: – Wird ein mehrtägiger Termin eröffnet und das Schloss ist offen so kann für jeden Tag eine separate Dauer definiert werden.

Dem zugewiesenen Mitarbeiter oder der Gruppe werden somit die eingetragenen Zeiten entsprechend zugeteilt.

Es können Termine mit einer maximalen Dauer von 5 Tagen definiert werden.

 

 

 

 

Reservation – Wird für einen Termin ein Ersatzwagen benötigt, können Sie die Bring- /Holzeiten und das Reservationsobjekt (Ersatzfahrzeug) auswählen. Die Bring- und Holzeiten müssen nicht mit dem Termin (Beginn/Ende) übereinstimmen. Ein Kunde kann einen Ersatzwagen beispielsweise schon am Vorabend holen. Ersatzwagen welche im gewählten Zeitraum nicht zur Verfügung stehen, sind in der Auswahl nicht ersichtlich. Ein Ersatzwagen (Bringzeit/Holzeit) kann NICHT über eine kürzere Zeit als die Termindauer eingetragen werden.
Sämtliche Ersatzwagentermine sehen Sie in der Ersatzwagenansicht.
Die zur Auswahl stehenden Fahrzeuge können sowohl Lagerfahrzeuge wie auch Betriebsfahrzeuge der Garage sein. Damit die Fahrzeuge in der Auswahl erscheinen, müssen die Fahrzeuge im Fahrzeugcode den Eintrag „TKP-Ersatzwagen“ oder „TKP-Mietwagen“ haben. Beide Einträge bewirken dasselbe und dienen nur zur Unterscheidung von Miet- und Ersatzwagen.

 

Terminart – Damit können Termine farblich und nach Art hervorgehoben werden.  

 

Status – Dient zum Abschliessen von Terminen. Abgeschlossene Termine werden farblich hervorgehoben.

Die Farben sowie die Varianten sind vorgegeben und können nicht angepasst werden.

Folgende Varianten stehen zur Verfügung:
Neu / Provisorisch / In Bearbeitung / Abgeschlossen

 

Hinweis: Wenn im TKP unter dem Menüpunkt  „Einstellungen“ / „Konfiguration“ und hier unter „Allgemein“ der Haken bei „Fakturierte Belege im Termin auf Status abgeschlossen setzen“ gesetzt ist so wird der Termin, sobald der entsprechende Beleg als Rechnung gedruckt wurde, automatisch auf „Abgeschlossen“ gesetzt.

 

Gruppe / Mitarbeiter – Ein Termin kann mehreren Gruppen bzw. Mitarbeitern zugeordnet werden. Wird die Mitarbeiterliste aufgeklappt, so ist bei jedem Mitarbeiter die verfügbare Zeit sichtbar (diese leitet sich aus den Sollzeiten und den bereits vergebenen Zeiten ab).

 

 

Mitarbeiterabsenz – Die Auswahl ist nur für einen einzigen Mitarbeiter möglich. Sobald ein Termin mehreren Mitarbeitern zugeordnet ist, kann keine Absenz gewählt werden. Unter der Schaltfläche „Auslastung“ / „Mitarbeiterabsenzen“ werden alle Absenzen dargestellt.

Die Absenz-Arten werden im WSCAR unter Einstellungen - „Hilfstabellen“ / „Mitarbeiter“ / „Ferienart“ definiert.
Es kann für jede Absenzart ein Faktor definiert werden:
         0= Keine Auswirkung auf Ferientotal

         1=Ferientag zusätzlich

         -1=Ferientag bezogen

Dieser Faktor hat Auswirkungen auf den Feriensaldo in der Mitarbeiterverwaltung.


Bemerkung:
Absenzen werden nicht automatisch in die Absenz-Verwaltung unter Mitarbeiter übernommen.

Diese werden im TKP manuell via Menüpunkt „Export“ / „Absenzenabgleich“ in die Mitarbeiterverwaltung übernommen.

 

Verfasser  – Hier steht der Name des Mitarbeiters, welcher den Termin angelegt hat. Durch einen Doppelklick auf den Namen des Verfassers kann dieser anhand der angezeigten Mitarbeiterliste geändert werden.

 

Schaltfläche Speichern  – Neue Einträge oder Änderungen werden erst durch Speichern  in den TKP übernommen.

 

Schaltfläche Verwerfen Beim Verwerfen kommt eine Rückfrage, ob Sie allfällige Änderungen wirklich verwerfen möchten.

 

Schaltfläche Löschen – Löscht den Termin

 

Schaltfläche Wiederholen dient zum Erstellen von Serienterminen

 

1.6.2  Absenzen / Präsenzen

Präsenzen oder Absenzen werden im Terminplaner eingetragen. Dies können ganztägige oder stundenweise Einträge sein.

 

Termine im Terminplaner:

-      Präsenz wird im TKP mit + Stunden berücksichtigt

-      Absenz wird im TKP mit - Stunden berücksichtigt

Dies hat Auswirkungen auf die Auslastung und der Verfügbarkeit des Mitarbeiters.

 

 

Zeiterfassung:

-      Präsenz wird in der GLAZ nicht berücksichtigt
(weil der MA die Zeit in der Zeiterfassung erfasst)

-      Absenz wird in der GLAZ mit + Stunden berücksichtigt
(weil der MA in der Zeiterfassung keine Zeit erfasst)

Nach dem Übertragen der Absenzen/Präsenzen in die Mitarbeiterverwaltung sind die Auswirkungen wie folgt:

-      Präsenz wird in der Mitarbeiterverwaltung als zusätzliche Ferien berücksichtigt (Faktor 1 auf der Absenzart)

-      Absenz wird in der Mitarbeiterverwaltung als
- bezogene Ferien berücksichtigt (Faktor -1 auf der Absenzart)
- oder als ferienneutral (Faktor 0 auf Absenzart)

1.6.3  Termine bearbeiten

Durch Doppelklicken auf einen bestehenden Termin können die Termindetails bearbeitet werden.


1.6.4  Serientermine (Wiederholen)

 

 

 

Eine Terminserie beginnt mit dem Zeitpunkt des ersten Termins.

 

Das Serienmuster legt fest, wann und wie oft ein Termin wiederholt wird.

 

  • Täglich: Jeden wievielten Tag der Termin wiederholt werden soll.
    z.B. jeden 3. Tag oder jeden Arbeitstag (Mo – Fr)
  • Wöchentlich: Jede wievielte Woche und an welchem Tag der Termin
    wiederholt werden soll.
  • Monatlich: Jeden wievielten Monat und an welchem Tag der Termin wiederholt werden soll.
  • Jährlich: An welchem Tag nächstes Jahr der Termin wiederholt werden soll.

 

Die Seriendauer bestimmt, wie lange eine Wiederholung ab dem Beginn dauern soll.

 

  • Kein Enddatum: Serie endet nie.
  • Endet nach: x Terminen. Gibt die Anzahl der Wiederholungen an.
  • Endet am: Zeitpunkt wann die Wiederholung endet.

1.6.5  Auslastung/Absenzen

Dieses Kapitel beschreibt die Auslastungsanzeige. Programmseitig stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, die Auslastung einzelner Mitarbeiter oder ganzer Gruppen auszuwerten.
Je nach Einstellung, welche Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ / „Konfiguration“ / „Allgemein“ gemacht haben, sehen Sie mehrere Wochen im Voraus. Zu jedem Tag sehen Sie die prozentuale Auslastung, sowie die Anzahl noch freier Stunden.

 

Mit den beiden grünen Pfeilen kann wochenweise vorwärts und rückwärts geblättert werden.

 

 

Die Filterung der Gruppen und/oder Mitarbeiter  werden über den Menüpunkt „Einstellungen“ / „Filtern“ oder die Schaltfläche „Filtern“ gemacht und kann in den Auswertungen nicht verändert werden.

 

Mit dem Anklicken von inkl. keinem Mitarbeiter zugeordneten Termine werden Termine, welche nur einer Gruppe, aber keinem Mitarbeiter zugeordnet sind, in der Auslastung mit berücksichtigt.

Zum Aktualisieren der Auswertungen passiert erst nachdem die Schaltfläche Ansicht aktualisieren (F5) angeklickt wurde.

 

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen der Auslastungsbalken fahren und den Mauszeiger kurz stehen lassen, werden Ihnen die einzelnen Mitarbeiter und deren Stunden angezeigt.

 

Durch das Anklicken eines Auslastungsbalkens mit der rechten Maustaste kann eine „Detaillierte Auslastung“ angezeigt werden.

 

 

Die „Berechnete Mitarbeitersollzeiten“ werden anhand der Sollzeiten, des Leistungsindexes und der Verfügbarkeiten in der Sollzeitentabelle und den eingetragenen Absenzen im Terminplaner berechnet.


 

1.6.5.1            Mitarbeiterabsenzen

Unter der Auslastungsansicht können Sie zwischen der Wochenübersicht und den Mitarbeiterabsenzen wählen.
Termine, welche einem Mitarbeiter zugeordnet sind und bei denen eine Mitarbeiterabsenz eingetragen ist, (diese werden im WSCAR unter Einstellungen - „Hilfstabellen“ / „Mitarbeiter“ / „Ferienart“ definiert) werden hier dargestellt.

 

Rot sind alle Absenzen, egal welcher Art. Der Mitarbeiter steht während dieser Zeit nicht zur Verfügung.

 

Ausserplanmässige „Anwesenheiten“ (Präsenzzeit), werden grün dargestellt.
Beispielsweise wenn Marcel Huber mit seinem 80% Pensum am Montag gleichwohl arbeitet.

 

Feiertage/Infotage werden blau dargestellt.

 

Mit den grünen Pfeilen springen Sie zwischen den Monaten hin und her.

 

Um mehr Details über die jeweilige Absenz zu erhalten, kann die Zelle angeklickt werden und die Details werden dargestellt.

 

Die Monatsübersicht lässt sich per Schaltfläche  ausdrucken.

 

 

 

 


Über die Schaltfläche „Jahresübersicht“ können sämtliche Absenzen der Mitarbeiter innerhalb eines Jahres betrachtet werden.

Die Ansicht kann nach „Mitarbeiter“ und/oder „Absenzart“ gefiltert werden.