Aktualisiert: 04.07.2013 09:16

1  Tankstelle

1.1  Einleitung

Diese Funktion erlaubt es, Tankbezüge von verschiedenen Tankautomaten ins WSCAR zu übernehmen und zu fakturieren.

 

1.2  Konfiguration

1.2.1  Lizenz

Die Schnittstelle benötigt eine kostenpflichtige Lizenz.
Für nähere Informationen kontaktieren Sie dazu die Autocomp AG.

1.2.2  Fakturadaten

Im Programmteil Fakturadaten / „Sonstiges  muss ein Eintrag „Unkostenbeitrag“ erstellt werden.

Beispiel:

 

1.2.3  Material

Erfassen Sie im Programmteil Material alle Treibstoffe welche von Ihnen angeboten werden.

Beispiel:

 


Wichtig:

Der TS-Warencode muss eingetragen werden. Es handelt sich hierbei um den Warencode welcher von Ihrem Tankautomaten geliefert wird. Der Warencode zeigt an von welchem Treibstoff ein Bezug gemacht wurde. Ohne diesen Warencode kann die Fakturierung keine Rechnungen erstellen.

1.2.3.1            Preise

Es wird empfohlen keine Preise zu hinterlegen, da diese beim manuellen Fakturieren sowieso immer wieder angepasst werden müssen.

Hinweis: Wird als letztes Zeichen der Materialnummer ein ‘+’ eingegeben, wird der Verkaufspreis in der Fakturierung auf drei Stellen nach dem Komma angezeigt und berechnet (dies kann eventuell bei Treibstoffpreisen nötig sein). Muss zu einem solchen Material ein Verkaufspreis im Materialstamm hinterlegt werden, muss die dritte Nachkommastelle des Verkaufspreises exkl. im Feld „Code 2“ eingetragen werden.

Beispiel:

Material-Nr.:            TS01+
Verkaufspreis exkl.   1.89
Code 2                    5
Verkaufspreis exkl. in der Fakturierung -> 1.895

1.2.3.2            Rabattkonditionen

Falls Sie einen Preisnachlass auf Treibstoffe gewähren und dies nicht schon bei der Aufbereitung in der Tankstellensoftware berücksichtigt ist, muss unter Rabattcode ein Code eingegeben werden der sich mit der Rabatt-Tabelle deckt.

Folgende Grafik zeigt den Zusammenhang zwischen Rabattcode im Materialstamm, Rabattgruppe auf dem Tankkarten-Stamm und der Rabatt-Tabelle auf.

Der Rabatt pro Liter kann also nur ermittelt werden, wenn in der Rabatt-Tabelle der Rabattcode des Materials und die Rabattgruppe der Tankkarte enthalten ist.

Hinweis: Rabattcodes und Rabattgruppen sind in der Hilfe im Programmteil  Material detailliert beschrieben.

1.2.4  Einstellungen

Im Programmteil Einstellungen / „Tankstelle  müssen Einstellungen vorgenommen werden.



  • Zahlungs-Verbindung: Wählen Sie hier die gewünschte Zahlungsverbindung aus. Diese sollten im Programmteil  Einstellungen / „Hilfstabellen“ / „Zahlungsverbindungen“ bereits definiert worden sein.
  • Hersteller Tankautomat: Wählen Sie den Hersteller des Tankautomaten aus.
  • Datei-Pfad für Tankdaten: Hier wird der Pfad und der Dateiname eingetragen aus dem die Tankautomaten-Daten eingelesen werden.
  • Zahlungskonditionen: Wählen Sie die gewünschte Zahlungskondition aus. Diese sollte im Programmteil  Einstellungen / „Hilfstabellen“ / „Zahlungskonditionen“ bereits definiert worden sein.
  • Unkostenbeitrag Ref-Nr. von Sonstiges: Tragen Sie hier die Referenz-Nummer des Eintrages „Unkostenbeitrag“  welchen Sie im Programmteil Fakturadaten / „Sonstiges“ gemacht haben ein.

1.3  Verwendung

1.3.1  Tankkarten

Im Programmteil Tankstelle / „Tankkarten  werden die Tankkarten der Kunden erfasst und verwaltet.

Hinweis: Tankkarten können auch im Programmteil Kunden / „Tankkarten  eingetragen werden.

Tankkarte-Nr.

Die Nummer der Tankkarte, die Sie vergeben möchten (Die Nummern werden vom Tankautomaten-Lieferanten vorgegeben).

 

Zusatztext

Falls der gleiche Kunde mehrere Tankkarten besitzt (z.B. Firmen), kann hier eine genauere Beschreibung zu dieser Karte eingegeben werden. Beispiel: Fahrzeugnummer, Polizeinummer oder der Name des Fahrers.

 

Kunden-Nr.

Hier kann der Kunde ausgewählt werden, dem die Tankkarte zugewiesen werden soll.


Unkosten-Beitrag

Falls dieses Feld markiert ist, wird für diese Karte ein Unkostenbeitrag verrechnet. Der Unkostenbeitrag wird aus den „sonstigen Belegzeilen“ geholt (siehe Programmteil Fakturadaten).

Hinweis: Der Unkostenbeitrag wird auf einer Rechnung nur einmal fakturiert, auch wenn mehrere Tankkarten auf dieser Rechnung das Feld „Unkostenbeitrag“ markiert haben.

 

Rabatt-Gruppe

Die Rabattgruppe bewirkt eine Preisfindung über die Rabatt-Tabelle. Die Rabattgruppe kann im Programmteil Einstellungen / „Hilfstabellen“ / „Rabattgruppe“ eingegeben werden. Im Programmteil Material / „Rabatte“ ist es möglich, den Preisnachlass in Prozent oder direkt in Rappen anzugeben.

 

Einzel-Faktura

Falls dieses Feld markiert ist, wird für diese Rechnung zwingend eine eigene Rechnung gedruckt. Andernfalls werden alle Tankkarten eines Kunden auf eine Rechnung (Sammelrechnung) zusammengezogen.

 

Faktura-Art

Folgende Faktura-Arten sind möglich:

Kein Eintrag

Die Rechnung wird normal fakturiert. Ein offener Debitor und Buchungen werden erstellt.

Interne Rechnung

Kein offener Debitor und keine Buchungen.

Nicht fakturieren

Es wird keine Rechnung für diese Karte erstellt.
Dis kann sinnvoll sein z.B. wenn die Bezüge mit Kreditkarte erfolgen.
Wenn diese Faktura-Art verwendet wird, findet keine Materialbewirtschaftung statt.

Vorauszahlung

Kein offener Debitor, keine Buchungen. Ob ein
Beleg gedruckt werden soll, kann bei den Einstellungen festgelegt werden. Bei dieser Faktura-Art wird das Material bewirtschaftet.

 


1.4  Bezüge

Im Programmteil Tankstelle / „Bezüge  werden die Daten vom Tankautomat eingelesen und die Belege erstellt.

 

 

1.4.1  Einlesen

Nachdem vom Tankstellenautomat die Daten auf den PC übertragen wurden, müssen nun die Bezüge in die Tankstellenfakturierung mit der Schaltfläche „Einlesen“ eingelesen werden. Die eingelesenen Dateien sind immer auf dem Bildschirm in Listenform ersichtlich.

Hinweis: Die Daten müssen im Verzeichnis abgelegt werden im Programmteil Einstellungen / „Tankstelle“ definiert wurde. Nach dem Einlesen wird die abgelegte Datei gelöscht!

1.4.2  Belege erstellen

Im Programmteil Tankstelle / „Bezüge  werden von den eingelesenen Daten nun mit der Schaltfläche „Belege erstellen“ die Belege erstellt.

Es können Eingrenzungen nach Tankdatei-Nr. / Karten-Nr. / Bezugsdatum gemacht werden. Weiter kann definiert werden, dass Bezüge mit der Faktura-Art „Interne“ oder „Vorauszahler“ nicht ausgedruckt werden.

 

Die Belege werden nach dem Erstellen nicht sofort ausgedruckt sondern als Belegtyp „Rechnung (vorbereitet)“ gespeichert. Diese Belege sind erst sichtbar, wenn der Haken „vorbereitete“ gesetzt wird. Nun können durch anklicken von Drucken alle „Rechnung (vorbereitet)“ gleichzeitig gedruckt werden.

 

1.4.3  Manuelle Bezüge

Erfassen Sie dazu im Programmteil Fakturierung einen neuen Beleg und wählen Sie Tankkarte aus.

 

Nun ist im Belegkopf als Objekt 1 die Tankkarte des Kunden eingetragen.

 


Erfassen Sie im Belegdetail die gewünschten Positionen

 

 

und drucken (speichern) diesen Beleg als Lieferschein.

 

 

Beim der nächsten Übernahme der Tankdaten respektive beim „Belege erstellen“ werden die Lieferscheine mit derselben Tankkartennummer automatisch in die Rechnung übernommen.


1.5  Auswertungen

Im Programmteil Tankstelle / „Auswertungen“ können Bezugsmengen und -werte pro Treibstoffart ermittelt werden. Diese Auswertung lässt sich auf eine oder mehrere Tankkarten anwenden. Dadurch ist eine detaillierte Kartenauswertung möglich. Mit Hilfe der Suchfunktion können die Eingrenzungen gemacht werden.

 

Es können Eingrenzungen nach Tankdatei-Nr. / Karten-Nr. / Bezugsdatum gemacht werden. Für die Auswertung sind die auswählbaren Optionen „Interne“ / „Vorauszahler“ und Sparte irrelevant.