Aktualisiert: 11.07.2012 08:58

1  Kunden

1.1  Einleitung

Der Programmteil Kunden ermöglicht ein Bearbeiten und Verwalten des Kundenstammes mit den zugehörigen Fahrzeugen und Tankkarten. Es können die Kundenstatistiken und die Reparaturdaten eingesehen und Etiketten und Kundeninformationen ausgedruckt werden.

 

1.2  Suchen

Nach dem Starten des Programmteiles Kunden erscheint die Suchmaske in welcher nach dem/den Kunden gesucht werden kann. Wenn ohne ein Suchkriterium auf „Weiter“ geklickt wird so erscheinen alle Kunden. Wenn auf „Abbrechen“ geklickt wird so erscheint kein Kunden.
Durch anklicken der Schaltfläche „Erweitert >>“ sind weitere Suchkriterien verfügbar.

 

1.3  Navigation

Wenn ein Kunde ausgewählt wurde (evtl. eingegrenzt durch die „Suchen“-Funktion), kann mit den Navigations-Schaltflächen (Pfeile) durch den Kundenstamm geblättert werden.

Es ist aber zu beachten: Je nachdem ob man sich gerade in den Kunden-Registern („Kundendaten“ , „Kunden-Hinweise“) oder in den Fahrzeug-Registern („Fahrzeugdaten“, „Fahrzeug-Details“ oder „Fahrzeug-Handel“) befindet, wird entweder durch den Kundenstamm geblättert oder durch die Fahrzeuge des ausgewählten Kunden (falls dieser mehrere Fahrzeuge hat).

 

 


1.4  Kundendaten

In den Registern „Kundendaten“ und „Kunden-Hinweise“ werden die kundenspezifischen Informationen angezeigt.

 

1.4.1  Register Kundendaten

Hier werden alle Kundendaten  verwaltet. Ohne Kundendaten können keine Rechnungen für den entsprechenden Kunden geschrieben werden.

 

 

1.4.1.1            Feldarten

 

1. Der Inhalt kann frei definiert werden.

 

 

2. Der Inhalt ist fix vorgegeben und muss ausgewählt werden.       

 


3. Der Inhalt ist vorgegeben, kann aber über die Schaltfläche „…“ erweitert werden.

 

Beispiele:

-      Bei der Anrede möchte man zusätzlich „Familie“ auswählen können

-      Unter PLZ / Ort eine Ortschaft ergänzen.
- wenn ein Kunde mit ausländischem Wohnort erfasst wird
- die gleiche PLZ für mehrere Ortschaften verwendet wird

 

 

4. Der Inhalt ist vom Datenstamm vorgegeben und muss ausgewählt werden.

 

Beispiele:

-      Es wird auf den Kundenstamm oder auf den Kontenplan zugegriffen.

Die Auswahlmöglichkeit ändert sich mit dem Verändern des Datenstammes

 

Ausnahme bei der 4. Variante ist der Kundencode.

Hier wird eine separat definierbare Auswahl verwaltet.

 

5. Farblich hinterlegte Felder können nicht bearbeitet werden (nur Informationen).

 

1.4.1.2            Feldbeschreibungen

Da die meisten Felder selbsterklärend sind werden nur die Besonderheiten beschrieben.

 

Rechnung an:

In diesem Feld kann ein anderer Rechnungsempfänger eingetragen werden.

Dieser Rechnungsempfänger muss ebenfalls im Kundenstamm vorhanden sein.

Vorteil: Beim Erstellen eines Beleges wird der korrekte Rechnungsempfänger bereits vorgeschlagen.

Beispiel: Der Arbeitgeber bezahlt dem Mitarbeiter (Besitzer des Fahrzeuges) die Unterhalts- und Reparatur-Rechnungen.

 

Briefanrede:

Anhand der Anrede und des Namens wird eine Briefanrede vorgeschlagen.

Dieser Vorschlag kann beliebig angepasst werden.

 

Kundencode:

Der Kundencode ermöglicht eine Kundengruppierung nach selber definierbaren Kriterien (z.B.: Privatkunden / Garagen / etc.)

So können beispielsweise Einladungen nur an bestimmte Kundengruppen verschickt werden.

 

E-Mail:

Bei eingetragener E-Adresse können dem Kunden direkt aus dem WSCAR heraus E-Mails verschickt werden.


Geburtsdatum:

Bei eingetragenem Geburtsdatum kann beim Starten von WSCAR daran erinnert werden. Genau beschrieben ist dies in der Hilfe unter WSCAR.

 

Unternehmens-ID:

Diese wird eingetragen wenn ein Kunde eine Unternehmens-ID (UID) hat.

Die UID hat das Format CHE-123.456.789

Der Eintrag ist rein Informativ.

Wenn hier der Eintrag vorhanden ist kann nach dieser Nummer gesucht werden.

Hinweis: Ein Betrieb kann eine Unternehmens-ID (UID) haben ohne dass er MWST-pflichtig ist.

 

MWST-pflichtig:

Wenn ein Betrieb MWST-pflichtig ist, so muss hier der Haken gesetzt sein auch wenn die UID  nicht bekannt ist.

Dieser Eintrag hat Auswirkungen bei Gutschriften und beim Eintausch.

 

Konto Material:

Bezüge für diesen Kunden werden auf dem definierten FIBU-Konto verbucht

Wenn das Feld leer ist, wird das im Material hinterlegte Konto verwendet.

In den meisten Fällen bleibt dieses Konto leer.

 

Konto Arbeit:

Aufwände für diesen Kunden werden auf dem definierten FIBU-Konto verbucht.

Wenn das Feld leer ist, wird das in der Arbeitsposition hinterlegte Konto verwendet.

In den meisten Fällen bleibt dieses Konto leer.

 

Rabatt-Arbeit:

Wenn ein Kunde generell auf alle Arbeiten einen bestimmten Rabatt erhalten soll, so kann dieser hier eingetragen werden.

                             

Rabatt-Material:

Wenn ein Kunde generell auf alles Material einen bestimmten Rabatt erhalten soll, so kann dieser hier eingetragen werden.

Wird hier 100.00 eingegeben wird dem Kunden jegliches Material zum Einkaufspreis verrechnet. Das macht zum Beispiel beim eigenen Betrieb Sinn, wenn Material intern verbraucht wird.

 

Rabatt-Gruppe:

Um einem Kunden auf bestimmte Materialien unterschiedliche Rabatte zu gewähren, kann im Feld „Rabatt-Gruppe“ ein Eintrag ausgewählt resp. definiert werden. Genauer beschrieben ist dies in der Hilfe unter Material.

 

Suchschlüssel:

Hier wird als Suchbegriff automatisch der Name des Kunden eingetragen. Möchten Sie den Kunden unter einem zweiten Begriff finden, geben Sie diesen hier ein. Der Kunde wird dann sowohl nach dem Namen wie nach dem eingegebenen Suchbegriff gefunden.

 

Letzter Kontakt:

Das Datum der letzten Fakturierung wird hier angezeigt. Das Feld kann nicht bearbeitet werden.

 

Debitoren-Saldo:

Der offene Debitoren-Saldo wird hier angezeigt. Das Feld kann nicht bearbeitet werden.

Im Benutzerprofil kann definiert werden, dass der Inhalt nur ausgewählten Mitarbeitern angezeigt wird.

 

1.4.2  Register Kunden-Hinweise

Das Register „Kunden-Hinweise“ steht zur freien Verfügung für Notizen oder sonstige kundenspezifische Informationen.

Explizite Warnhinweise können im Feld „Warnhinweis“ hinterlegt werden.

 

 

Nach Texten im Register „Kunden-Hinweise“ kann nicht gesucht werden.

 

Sobald Texte im Kunden- oder Warnhinweis hinterlegt sind, wird dies beim Fakturieren im Belegkopf angezeigt.

 

 

Durch anklicken des Symboles „Notiz-Zettel“ wird der Hinweistext angezeigt.

 

1.4.3  Kundeneintrag bearbeiten

-      Suchen Sie den betreffenden Kunden über die Suchfunktion oder navigieren Sie mit Hilfe der Navigations-Schaltflächen zum gewünschten Kunden.

-      Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“

-      Nun können alle Felder verändert bzw. ergänzt werden.

-      Zum Schluss können Sie mit der Schaltfläche „Speichern“ die vorgenommenen Änderungen übernehmen. Mit der Schaltfläche „Verwerfen“ werden alle Änderungen gelöscht.


1.4.3.1            Kundendaten mit „vCard Import“ übernehmen

Das Erfassen oder Ergänzen von Kundendaten kann mit der Funktion

„vCard Import“ vereinfacht werden.

Als Datenbasis dient search unter www.search.ch .

 

Erfassen eines neuen Kunden:

-      In der Kundenverwaltung auf die Schaltfläche „Neu“ klicken.

-      „vCard Import“ aufrufen

-      In der nun folgenden Maske Namen und Ort oder eine Telefonnummer eingeben

 

 

-      Ergibt die Suche nur einen Treffer, so werden diese Daten unter Kundendaten eingetragen.

-      Ergibt die Suche mehrere Treffer, so kann der Richtige ausgewählt werden.

 

Ändern / Ergänzen eines bestehenden Kunden:

-      In der Kundenverwaltung auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken.

-      „vCard Import“ aufrufen

-      Die fehlenden oder geänderten Angaben werden ergänzt oder korrigiert.

 

 


1.5  Fahrzeugdaten

Im Register „Fahrzeugdaten“, „Fahrzeug-Details“ und „Fahrzeug-Handel“ können die Fahrzeuge des betreffenden Kunden verwaltet werden.

Hinweis: Der Register „Fahrzeug-Handel“ erscheint erst wenn mit dem Fahrzeug erstmalig gehandelt wurde.

Detaillierte Informationen (Feldbeschreibung und Funktionen) sind in der Hilfe unter Fahrzeuge  beschrieben.

 

 

1.5.1  Dem Kunden ein neues Fahrzeug hinzufügen

Im Register „Fahrzeugdaten“, „Fahrzeug-Details“ und „Fahrzeug-Handel“ können die Fahrzeuge des betreffenden Kunden verwaltet werden.

-      Suchen Sie den betreffenden Kunden über die Suchfunktion oder navigieren Sie mit Hilfe der Navigations-Schaltflächen zum gewünschten Kunden.

-      Wechseln Sie zum Register „Fahrzeugdaten“.

-      Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ und tragen Sie alle verfügbaren Daten des Fahrzeugs ein.
Tragen Sie ebenfalls die Fahrzeuggruppe ein. Es erscheint sonst eine Warnung.

-      Zum Schluss können Sie mit der Schaltfläche „Speichern“ das neue Fahrzeug speichern.

Das Verwalten der Felder im Register „Fahrzeug-Details“ wird in der Hilfe unter Fahrzeuge  beschrieben.


Hinweise:

-      Ankäufe und Verkäufe von Fahrzeugen werden immer über die Fakturierung abgewickelt.

-      Das Register „Fahrzeug-Handel“ wird nur angezeigt wenn das Fahrzeug durch Sie an den Kunden verkauft wurde. Des Weiteren ist dieses Register schreibgeschützt. Änderungen sind nur in der Fahrzeugverwaltung Fahrzeuge möglich.

 

1.6  Tankkarte

Im Register „Tankkarte“ steht die Möglichkeit zur Verfügung dem Kunden Tankkarten zuzuweisen. Detaillierte Informationen sind in der Hilfe unter Tankstelle  beschrieben.

 

1.7  Weitere Funktionen

1.7.1  Statistik

Die Statistik zeigt die Umsätze der Sparten Material, Arbeit, Sonstiges und dem Fahrzeughandel (Objekt) des entsprechenden Kunden an. Die Anzeige kann nach dem Datum eingegrenzt werden (Schaltfläche „Suchen“).

Alle betreffenden Kundenbelege werden rechts aufgelistet. Durch einen Doppelklick auf einer der Einträge wird der betreffende Beleg geöffnet und kann bei Bedarf auch ausgedruckt werden.

 


Durch Anklicken der Schaltfläche „Zeiten“ werden die gestempelten Zeiten des gewählten Auftrages angezeigt.

1.7.2  Reparaturdaten

Hier werden alle Belege der Vergangenheit pro Objekt zusammengefasst und können nach einem Suchwort durchsucht werden. Mit den beiden Pfeiltasten kann in der Liste vorwärts oder rückwärts gesucht werden.

Wenn ein Kunde mehrere Fahrzeuge (Objekte) hat muss zuerst das gewünschte  Fahrzeug ausgewählt werden um danach die Reparaturdaten einsehen zu können.

Möchte man die Reparaturdaten ALLER Fahrzeuge sehen so kann dies über den Menüeintrag „Extras/Reparaturdaten komplett“ machen. Diese Abfrage zeigt auch alle Belegzeilenwelche NICHT einem Objekt zugeordnet wurden.

 

 

Mit einem Doppelklick auf eine Zeile innerhalb des Beleges oder über den Menüeintrag „Drucken /Rechnung“ kann der betreffende Beleg in der Vorschau geöffnet und falls gewünscht auch gedruckt werden.

Via Menü „Drucken/Reparaturdaten“  können die Reparaturdaten gedruckt werden.
Durch Anklicken der Schaltfläche „Zeiten“ werden die gestempelten Zeiten des gewählten Auftrages angezeigt.

 

1.7.3  Email

Durch Anklicken der Schaltfläche „E-Mail“ wird das Standard Email-Programm aufgerufen und trägt automatisch die Email Adresse des Kunden ein.

Nun kann das E-Mail weiter bearbeitet und verschickt werden.

 

1.7.4  Neuer Besitzer

Mit dieser Funktion kann das ausgewählte Fahrzeug einem anderen Kunden zugewiesen werden.

Beispiel:

Einer Ihrer Kunden verkauft auf privater Basis sein Fahrzeug einer Person welche ebenfalls ein Kunde von Ihnen ist.

Mit dieser Funktion können Sie das Fahrzeug nun verschieben. Dies hat den grossen Vorteil, dass sämtliche Fahrzeug- und Reparaturdaten übernommen werden.

 

 

ACHTUNG:

Diese Funktion darf nicht verwendet werden, um einen Fahrzeughandel abzuwickeln.

 

1.7.5  Schnittstellen

Je nach dem welche Schnittstellen (Eurotax, Auto-i) freigeschaltet sind werden diese Schaltflächen verfügbar sein.

Die Schnittstellen sind in der Hilfe unter Schnittstelle  beschrieben.

 

1.7.6  Google Maps

Durch Anklicken der Schaltfläche „Google Maps“ wird ein Kartenausschnitt aufgerufen auf welchem der genaue Standort des Kunden angezeigt wird.

 

1.8  Drucken

Kunden und Fahrzeuginformationen können über das Menü

„Drucken / Kundeninformationen“ ausgedruckt werden.

 

Etiketten werden über das Menu „Drucken / Etikette“ gedruckt.

Die Etiketten können den eigenen Wünschen entsprechend konfiguriert werden.

Die Konfiguration der Etiketten wird im Programmteil Dokumente gemacht. Die Beschreibung dazu ist in der Hilfe unter Dokumente vorhanden.