Aktualisiert: 27.08.2013 09:57

1      Kreditoren

1.1      Einleitung

Der Programmteil Kreditoren ermöglicht das Verwalten der Kreditor-Stammdaten und das Erfassen und Anweisen von Kreditor-Rechnungen und -Gutschriften.

Zahlungen können bei Bedarf via DTA-Datei an ein Finanzinstitut übermittelt werden.

 

1.2  Allgemeine Informationen

1.2.1  Formvorschriften für korrekte MWST-Belege

Empfehlung: Kreditor-Rechnungen immer kontrollieren

 

1.2.1.1            Checkliste

Damit Rechnungen bei der MWST als vorsteuerabzugsfähige resp. Vergütungsberechtigte Belege genügen, haben sie folgende Formvorschriften zwingend zu erfüllen:

 

1.      Name und Adresse des Lieferanten oder Dienstleistenden

Name und Adresse (Ort) wie im Register der Steuerpflichtigen oder im Handelsregister eingetragen.

Nicht von Belangen sind Strasse, Haus-Nr., Postleitzahl oder Postfachnummer.

 

2.      MWST-Pflicht

Falls ein Unternehmen MWST-pflichtig ist, muss hinter der UID-Nummer der Zusatz ‚MWST‘ stehen.

 

3.      Name und Adresse des Empfängers / der Lieferung oder Dienstleistung

Name und Adresse (Ort) wie er im Geschäftsverkehr zulässigerweise auftritt.

Nicht von Belangen sind Strasse, Haus-Nr., Postleitzahl oder Postfachnummer.

Erfolgt die Rechnungsstellung mit Kassenzettel oder Coupons von Registrierkassen, kann bis zum Betrag von CHF 400.- (inkl. MWST) pro Kassenzettel auf die Angaben verzichtet werden.

4.      Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Dienstleistung

Dient dazu, dass bei Änderungen von gesetzlichen Vorschriften die Leistung dem richtigen Steuersatz zugeordnet werden kann.

 

5.      Art, Gegenstand und Umfang der Lieferung oder Dienstleistung

Beschreibung, was und in welcher Anzahl etwas geliefert wurde oder aus welcher Tätigkeit die Dienstleistung bestand.

 

6.      Entgelt

Betrag für die Lieferung oder Dienstleistung.

 

 

7.      MWST-Betrag oder MWST-Satz

Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Dieser ist ausdrücklich als MWST zu bezeichnen und mit dem Steuersatz zu versehen. Werden Preise einschliesslich MWST fakturiert, genügt eine Bezeichnung mit Angabe des entsprechenden MWST-Satzes      z.B. "inkl. 8,0% MWST".

 

Empfehlung : Prüfen Sie Ihre Steuerbelege genau! Nur so können Sie sich Aufrechnungen durch die Steuerbehörden ersparen.

 

Rechnungen (inkl. Kassenzettel und Coupons) sind bei Erhalt auf die formelle

Vollständigkeit und die materielle Richtigkeit hin zu prüfen. Ungenügende Belege sind vor Bezahlung durch den Leistungserbringer und vor der buchhalterischen Erfassung richtigstellen zu lassen.

 

1.3  Einstellungen und Konfiguration

Um mit dem Programmteil Kreditoren effizient zu arbeiten, müssen folgende Punkte zuerst kontrolliert und gegebenenfalls eingestellt werden.

 

1.3.1  Einstellungen / Kreditoren

Dazu den Programmteil Einstellungen / „Kreditoren“ aufrufen.

 

 

 

Deaktivieren Sie „Zahlungen elektronisch ausführen“ für den folgenden Fall:

-      Sie erfassen im Programmteil Kreditoren die Belege, schicken aber die Einzahlungsscheine an die Bank oder bezahlen diese am Postschalter.

 

Aktivieren Sie „Zahlungen elektronisch ausführen“ für den folgenden Fall:

-      Sie erfassen im Programmteil Kreditoren die Belege und führen Ihre Zahlungen elektronisch aus indem Sie dem Finanzinstitut die Zahlungsinformationen mittels einer Datei übermitteln.

 

Wenn die Zahlungen elektronisch erfolgen (aktiviertes „Zahlungen elektronisch ausführen“), müssen die folgenden Einstellungen überprüft und bei Bedarf angepasst werden:

-      DTA-Pfad:     Geben Sie an in welchem Ordner die DTA-Datei(Bank) erstellt werden soll.
Ein „DTA“ bewirkt, dass die Datei im Unterordner DTA des WSCAR Hauptverzeichnisses erstellt wird.
Hinweis: Bei Bedarf kann auch ein anderer Pfad (z.B. C:\BANK\DTA) definiert werden.

-      DTA-Dateiname:     Ein Eintrag dta.dta bewirkt, dass die erstellte DTA-Datei z.B. wie folgt lautet: dta_ZA01.05.2013.dta lautet wobei ZA für Zahlungsauftrag steht und das Datum das aktuelle Tagesdatum beim Erstellen der Datei ist.

-      EZAG-Pfad:     Geben Sie an in welchem Ordner die EZAG-Datei (Post) erstellt werden soll.
Ein „EZAG“ bewirkt, dass die Datei im Unterordner EZAG des WSCAR Hauptverzeichnisses erstellt wird.
Hinweis: Bei Bedarf kann auch ein anderer Pfad (z.B. C:\POST\EZAG) definiert werden.

-      EZAG-Dateiname:     Ein Eintrag PTTCRIA. bewirkt, dass die erstellte EZAG-Datei z.B. wie folgt lautet: PTTCRIA_ZA01.05.2013 lautet wobei ZA für Zahlungsauftrag steht und das Datum das aktuelle Tagesdatum beim Erstellen der Datei ist.

-      URL-Onlinebanking … :     Geben Sie die URL zu ihrer Bank/Post ein.

-      Browser … :     Definiert mit welchem Browser die WEB-Seite des Finanzinstitutes geöffnet werden soll.
Hinweis: Es sind nur IE (Internet-Explorer) und Firefox auswählbar.

 

Weitere Einstellungen:

-      Zahlungsauftrag erstellen … :     Soll beim Anweisen einer Kassenzahlung ebenfalls ein Zahlungsauftrag erstellt werden so muss diese Option aktiviert werden.

-      Dokumenten-Id für … :     Definiert das Dokument im Programmteil Dokumente welches für den Druck von Lieferanten-Etiketten verwendet werden soll.

 


 

1.3.2  Einstellungen / Buchhaltung

Dazu den Programmteil Einstellungen / „Buchhaltung“ aufrufen.

 

Kontrollieren Sie folgende Vorschlagskonten auf Ihre Richtigkeit (Beispiel KMU-Kontoplan):

-      Kreditorenkonto                       2000

-      Hilfskonto Kreditoren                9920

-      Zahlungskonto Kreditoren         1020

-      Aufwandkonto Kreditoren         40xx

 

1.3.3  Einstellungen / Hilfstabellen / Zahlungsverbindungen

Dazu den Programmteil Einstellungen / „Hilfstabellen“ aufrufen.

 

Erfassen Sie im Teil „Allgemein“ die gewünschten Zahlungsverbindungen Kreditor Bank oder Kreditor Post und ergänzen Sie alle relevanten Angaben.

 

Hinweis:
Die detaillierte Beschreibung dazu ist in der Online-Hilfe im Teil Einstellungen und da im Kapitel Zahlungsverbindungen beschrieben.

 

1.3.4  Einstellungen / Hilfstabellen/ Zahlungskonditionen

Dazu den Programmteil Einstellungen / „Hilfstabellen“ aufrufen.

 

Erfassen Sie im Teil „Allgemein“ eventuell weitere Zahlungskonditionen, speziell solche die Skonto gewähren oder wo das Zahlungsziel grösser als 30 Tage ist.

 

Hinweis:
Die detaillierte Beschreibung dazu ist in der Online-Hilfe im Teil Einstellungen und da im Kapitel Zahlungskonditionen beschrieben.

 

 

1.4  Vorgehen

Folgende Reihenfolge sollte unbedingt beachtet werden.

  1. Kreditoren-Stammdaten aufnehmen
  2. Belege (Rechnungen und Gutschriften) erfassen
  3. Alle Belege anweisen, welche bezahlt werden sollen
  4. Bei den unverarbeiteten Zahlungen die zur Zahlung vorgesehenen Belege kontrollieren
  5. Unter Zahlungsaufträgen einen neuen Zahlungsauftrag erstellen, drucken und eine DTA/EZAG-Datei erstellen, welche dem Finanzinstitut per Online-Banking übermittelt werden kann.

 

1.5  Kreditor-Stammdaten

Bevor Belege eines Kreditors erfasst werden können, muss dieser im Programmteil Kreditoren unter Kreditor-Stammdaten erfasst werden.

 

In der Standardansicht werden alle bereits erfassten Kreditoren in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Wenn Sie einen bestimmten Kreditor suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“  und es erscheint ein Suchdialog. Geben Sie ein Suchkriterium ein und klicken Sie auf „Weiter“. Durch einen „Doppelklick“ auf den gewählten Kreditor und Anklicken der Schaltfläche „Bearbeiten“ kann der Kreditor bearbeitet werden.

 

1.5.1  E-Mail-Versand

Wählen in der Übersicht durch Anklicken (kein Doppelklick) den gewünschten Kreditor aus.

Durch Anklicken der Schaltfläche „E-Mail“ kann, vorausgesetzt es ist beim Kreditor eine E-Mail-Adresse eingetragen, dem Kreditor eine E-Mail gesendet werden.

 

1.5.2  Drucken

Über das Menü „Drucken“ kann:

-      eine Kreditorliste

-      Adress-Etiketten des ausgewählten Kreditors

-      Zahlungsavis des ausgewählten Kreditors

ausgedruckt werden.

 

1.5.3  Kreditorenadressen erfassen und bearbeiten

 

Kreditor-Stammdaten

Die meisten Felder sind selbsterklärend.

-      Ist eine „Kundennummer“ vorhanden so kann diese eingetragen werden.

-      Ist die „Unternehmens-ID“ bekannt so kann diese eingetragen werden.

-      Ist die Firma „MWST-pflichtig“ so muss der Haken gesetzt werden.

-      Bei „Zahlungs-Kond.“ eine vorhandene auswählen oder mit Hilfe der Schaltfläche mit den „…“ eine neue erfassen.
Beim Erfassen eines Rechnungs-Beleges werden die Fälligkeit und ein allfälliger Skontoabzug automatisch berechnet.

-      Ist der Kreditor ein „Teilelieferant“ so setzen Sie hier den Haken.
Nur in diesem Fall kann dieser Kreditor im Programmteil Material als Lieferant ausgewählt werden.

 

 

Kontakte

Diese Angaben sind fakultativ und dienen als zusätzliche Informationen.

 

Kontos

Das Aufwand-, Kreditor- und Zahlkonto werden aus den Grundeinstellungen im Programmteil Einstellungen übernommen. Wenn ein anderes Konto gewünscht wird, so kann dies hier angepasst werden.

 

Bankverbindung

Tragen Sie hier die notwendigen Angaben ein. Diese sollten immer aus den Informationen auf dem Einzahlungsschein oder der Rechnung ersichtlich sein.
Entscheidungspfad für das Einrichten der Bankverbindungen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Hinweis:
Erhalten Sie von einem Kreditor Einzahlungsscheine, welche auf verschiedene Postcheckkonti lauten, erfassen Sie den Kreditor mehrfach (für jedes Postcheckkonto).

Falls ein Belegleser verwendet wird und mehrere Kreditoren die gleiche PC-Kontonummer aufweisen so können diese mittels ESR-Identifikation unterschieden werden.

 

1.6  Beleg erfassen

In der Belegübersicht werden Ihnen immer alle unbezahlten Belege angezeigt. Wenn Sie einen bestimmten Beleg suchen, können Sie den Suchdialog aufrufen und verschiedene Selektionskriterien (z. B. alle unbezahlten Belege des Kreditors ESA) eingeben und so die Suche eingrenzen.

 

Durch Anklicken der Schaltfläche „Bearbeiten“ können Sie denjenigen Kreditorbeleg, den Sie gerade ausgewählt haben, im Detail sehen und bearbeiten. Alternativ können Sie den gewünschten Beleg auch durch einen Doppelklick öffnen und bearbeiten.

 

Hinweis: Es kann kein Beleg auf einen bestimmten Kreditor erstellt werden wenn dieser nicht in den Kreditor-Stammdaten erfasst ist.

 

1.6.1  Mit Belegleser erfassen

-      Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kodierzeile“.
Es erscheint ein Fenster mit einem leeren Feld.

 

-      Fahren Sie nun mit dem Belegleser gleichmässig über die aufgedruckte Kodierzeile auf dem Einzahlungsschein.

 

-      Wird ein korrespondierender Kreditor in den Kreditor-Stammdaten gefunden so wird ein neuer Beleg angelegt welche nun weiter bearbeitet werden kann.

1.6.2  Manuell erfassen

1.6.2.1            Rechnung

-      Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.
Im folgenden Fenster wählen Sie den gewünschten Kreditor aus.

-      Anschliessend erfassen Sie die Belegdaten

Beispiel „Rosaroter Einzahlungsschein“:

 

Beispiel „Oranger Einzahlungsschein“:

 

-      Die „Beleg-Nr intern wird“ vom System automatisch vergeben.
Unter dieser Nummer wird der Beleg auch in der Buchhaltung gespeichert.
Tipp: Die „Beleg-Nr intern“ auf die Originalrechnung schreiben. Dies erleichtert eine spätere Suche und Zuordnung der Belege.

-      Wenn möglich immer eine „Beleg-Nr.“ eintragen
Tipp: Ist keine Belegnummer auf der Rechnung vorhanden erfassen Sie trotzdem eine (z.B. 1Q/2013), so dass später nach dieser Information gesucht werden kann.

-      Das „Belegdatum“ ist immer das auf der Rechnung aufgedruckte Rechnungsdatum.

-      Um den „Betrag inkl.“ in die unteren Zeilen zu übernehmen muss das Feld mit Hilfe der TAB-Taste oder durch anklicken eines anderen Feldes verlassen werden. Ansonsten kann der Beleg nicht gespeichert werden.

-      Die „Referenz-Nr.“ kann ohne Leerschläge eingegeben werden.
Das System fügt die Leerschläge automatisch ein.

-      Wenn keine „Referenz-Nr.“ bekannt ist (z.B. bei Belastungsanzeigen oder Daueraufträgen) kann das Feld leergelassen werden.
Hinweis: Ist in einem Zahlungsauftrag ein Beleg ohne Referenz-Nr vorhanden so kann für diesen Zahlungsauftrag kein DTA erstellt werden.

-      Soll ein Beleg an einem bestimmten Datum bezahlt werden so kann ein „Ausführungsdatum“ definiert werden.

-      Der zu zahlende Betrag kann auf verschiedene Aufwandkonten oder Mehrwertsteuersätze verteilt werden.
Dazu die Zahl (im „Betrag inkl.“ oder „Betrag exkl.“) anpassen und das Feld mit der TAB-Taste verlassen. Das System errechnet automatisch den nächsten Wert damit der Gesamtbetrag der Rechnung wieder stimmt.

-      Weiter ist es möglich einen zusätzlichen Buchungstext zu erfassen. Dieser erscheint dann in der FIBU als zusätzlicher Text. 

 

Hinweis:

Erfassen Sie ebenfalls Rechnungen aus Lastschriftverfahren(LSV) und Daueraufträgen. So haben Sie sämtliche Kreditorenbelege im System.
Achten Sie aber darauf diese nicht zusammen mit anderen Belegen anzuweisen, da für die beiden obigen Belege keine DTA-Datei erzeugt werden darf (ansonsten würde die Zahlung ein zweites Mal erfolgen).

 


 

1.6.2.2            Gutschrift

-      Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.
Im folgenden Fenster wählen Sie den gewünschten Kreditor aus.

-      Wählen Sie bei der „Belegart“ Gutschrift aus.

-      Anschliessend erfassen Sie die restlichen Belegdaten.

 

 

1.6.3  Steuersatzwechsel

Im Jahr nach einem Steuersatzwechsel können Rechnungen noch mit dem alten Steuersatz erfasst werden, indem die MWST-Codes ‚NV‘ (= Normalsatz Vorjahr) usf. verwendet werden. Müssen später als ein Jahr nach einem Steuersatzwechsel noch Rechnungen mit dem alten Steuersatz erfasst werden, werden diese mit dem aktuellen Satz erfasst und die Differenz mit MWST-Code „T“ rückgebucht.
Je nach Fall muss das Vorsteuerkonto 1170 oder 1171 (je nach Kontenplan) verwendet werden.


Beispiel:

 

 

 

1.6.4  Kreditorenumsatz

Wenn Sie von einem Kreditor den Umsatz wissen möchten, klicken Sie in der Belegübersicht auf die Schaltfläche „Suchen“.

-      Geben Sie den gewünschten „Kreditorname“ oder die „Kreditornummer“ ein.

-      Wählen Sie nun „Bezahlte Belege“ aus und grenzen Sie allenfalls den Datumsbereich ein.

-      Bei Bedarf können die noch „Unbezahlten Belege“ mit einbezogen werden.

 

 

-      In der Liste erscheinen sämtliche ausgewählten Belege inkl. Gesamttotal.

 


1.7  Belege anweisen

Belege können einzeln mit der Schaltfläche „Anweisen“ (es wird dann der markierte Beleg angewiesen) zur Zahlung vorgesehen werden. Mit der Schaltfläche „Alle anweisen“ können alle Belege, welche in der Belegübersicht ersichtlich sind, in einem Vorgang angewiesen werden.

 

 

Dabei kann gewählt werden, ob jeder Beleg einzeln bestätigt werden soll oder alle Belege in mit dem definierten Ausführungsdatum angewiesen werden sollen.

Wird beim Beleg kein Ausführungsdatum angegeben, so wird immer das nächstmöglich Datum vorgeschlagen.
Hinweis: Wurde bei der Belegerfassung ausdrücklich ein Ausführungsdatum angegeben, so wird immer dieses verwendet.

1.7.1  Gesamten Betrag anweisen

Wird der ganze Betrag überwiesen sie wird bei Bedarf nur das Zahldatum und allenfalls das Zahlungskonto angepasst.

 


1.7.2  Teilzahlung

Soll nur ein Teilbetrag bezahlt werden, so wird beim Anweisen der Betrag angepasst.

Wird der Restbetrag zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt, so muss bei „Saldo ausbuchen“ kein Haken gesetzt werden.
Der Restbetrag bleibt als „offener Kreditor“ stehen.

Wird der Haken gesetzt, so muss der Betrag auf ein Ausbuchungskonto gebucht werden. Dieses wie auch der MWST-Satz können bei Bedarf angepasst werden.

 

Hinweis:
Sobald für einen Beleg bereits eine (Teil-)Zahlung geleistet ist, kann dieser nur noch angezeigt, jedoch nicht mehr geändert werden, ausser es werden alle Teilzahlungen wieder gelöscht.

 

Teilzahlungen sind im Ritter „Zahlungen/Verrechnungen“ sichtbar und können im Bedarfsfall auch wieder gelöscht werden.

 

1.7.3  Beleg mit Skontoabzug

Werden Belege innerhalb des abzugsberechtigen Zeitraumes angewiesen, so wird der Abzug automatisch gemacht. Der Skonto wird auf das in den Einstellungen definierte Konto gebucht.

 

 

WICHTIG:
Wird ein angewiesener Beleg, bei welchem ein Skonto-Abzug gemacht wurde, storniert oder gelöscht, so ist er wieder in der Belegübersicht vorhanden.
Der beim Anweisen gemachte Skonto-Abzug ist aber unter „Zahlungen/Verrechnungen“ immer noch vorhanden.

Deshalb muss vor dem erneuten Anweisen dieser Eintrag gelöscht oder kein weiterer Skonto-Abzug gemacht werden.

 

 

1.7.4  Gutschriften

Beim Anweisen von Gutschriften kann gewählt werden, ob diese ausbezahlt wurde oder mit anderen Belegen verrechnet werden soll.

 

1.7.4.1            Gutschrift wurde ausbezahlt

Werden Gutschriften ausbezahlt, dann ist das Vorgehen wie folgt:

-      Beleg anweisen und bestätigen, dass die Gutschrift ausbezahlt wurde.

-      Nun das Auszahldatum und das Auszahlungskonto angeben.

-      Es werden Buchungen in der Buchhaltung aber keine weiteren Zahlungen im Programmteil Kreditoren erstellt!

 

1.7.4.2            Gutschrift verrechnen mit Rechnung

Folgendes ist zu beachten:

-      Gutschriften können nur mit Rechnungen des gleichen Kreditors verrechnet werden!

-      Beleg anweisen und mit „Nein“ bestätigen dass die Gutschrift nicht ausbezahlt wurde.

-      Das Verrechnen von Gutschriften mit Rechnungen passiert erst beim Erstellen des Zahlungsauftrages.

-      Ist die Gutschrift höher der Rechnungsbetrag so bleibt automatisch ein Restguthaben aus der Gutschrift bestehen.
Dieses kann solange mit weiteren Rechnungen verrechnet werden, bis das Guthaben aufgebraucht ist.

 

1.7.5  Belege auf Kasse ausbuchen

Fall Sie einen Beleg auf ein Kassenkonto oder Quittungseingangskonto anweisen, werden nur die Buchungen in der Buchhaltung und keine weiteren Zahlungen im Programmteil Kreditoren erstellt!


 

1.7.6  Ausland-Kreditoren

Die ausländische Lieferantenrechnung für Importware wird ohne Steuer ausgestellt.

                                 

Im Programmteil Kreditoren unter „Kreditoren-Stammdaten“ den Lieferanten erfassen.

Hinweise:

-      MWST-Code „Ohne Steuer“

-      Es dürfen keine ausländische Bankverbindungen eingetragen werden

 

 

Im Programmteil Kreditoren unter „Belegübersicht“ den Lieferanten-Kreditorbeleg für den Import mit den gegebenen Rechnungsdaten erfassen.

Die Kreditor-Rechnung wird in CHF erfasst (der Fremdwährungsbetrag muss manuell in CHF umgerechnet werden).

 

Beispiel: Kreditorbeleg der ausländischen  Lieferantenrechnung

 

 

 

Am Zoll wird für diese Lieferung die Mehrwertsteuer und andere Einfuhrabgaben berechnet und die entsprechenden Zollpapiere erstellt.

Diese Zollpapiere sind Grundlage für die Rechnungsstellung durch den Spediteur.

 

Im Programmteil Kreditoren unter „Kreditoren-Stammdaten“ den Spediteur erfassen, ebenfalls mit MWST-Code „Ohne Steuer“.

 

 

 

Erfassen Sie im Programmteil Kreditoren unter „Belegübersicht“ die Kreditor-Speditionsrechnung mit den gegebenen Rechnungsdaten.

Beachten Sie, ob die 100% Vorsteuer in der Speditionsrechnung enthalten ist (Zollverfügung).

Ansonsten warten Sie die Zollverfügung ab, bei welcher die 100% Vorsteuer ausgewiesen wird.

 

Beispiel: Speditionsbeleg mit ausgewiesener Vorsteuer

 

 

Die diversen Gebühren sind zusätzlicher Einkaufsaufwand und werden als Verteuerung des Einkaufs betrachtet. Deshalb werden diese Kosten auf das entsprechende Aufwandkonto zusätzlich gebucht. Die detaillierte Verbuchung auf das Konto 4200 ist im Beispiel exemplarisch gedacht. In der Praxis können selbstverständlich alle vier Positionen zusammengefasst auf das Konto 4200 gebucht werden. Der Steuerbetrag wird mit dem Steuercode „T“ auf das Vorsteuerkonto (1170) gebucht.

 


 

1.8  Unverarbeitete  Zahlungen

Nach dem Anweisen der Belege sind diese unter Unverarbeitete Zahlungen ersichtlich.

Sie haben hier noch die Möglichkeit das „Zahldatum“ oder das „Konto“ zu ändern.

 

 

Wenn eine Zahlung nicht ausgeführt werden soll, wählen Sie diese an, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“. Die Zahlung wird entfernt, und der Beleg erscheint dann wieder in der Belegübersicht.

Wenn alle Zahlungen wunschgemäss erfasst sind, können Sie diese nun zu einem Zahlungsauftrag zusammenfassen. Dazu klicken Sie auf Zahlungsaufträge unter dem Menüpunkt Programme.

 


 

1.9  Zahlungsaufträge erstellen

Unter Zahlungsaufträge erscheinen alle bisher erstellten Zahlungsaufträge.

 

 

-      Durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu“, werden alle unverarbeiteten Zahlungen zu einem Zahlungsauftrag zusammengefasst.
Wurden verschiedene Zahlkonti angegeben, wird je Konto ein Auftrag generiert. Sie erhalten eine Meldung, welche Aufträge erstellt wurden.

-      Hinweis:
Wurde ein bestehender Zahlungsauftrag noch nicht verbucht fragt das System ob die Belege in den bestehenden Zahlungsauftrag übernommen werden sollen oder ob ein neuer Zahlungsauftrag erstellt werden soll.
Wurde der bestehende Zahlungsauftrag schon übermittelt aber noch nicht verbucht so muss ein neuer Auftrag erstellt werden.

-      Sind Gutschriften und Rechnungen des gleichen Kreditors vorhanden, so erscheint beim Erstellen des Zahlungsauftrages die Meldung „Die Gutschriften werden automatisch mit den Zahlungen verrechnet“ welche mit OK bestätigt werden muss.
Anschliessend besteht die Möglichkeit, ein Zahlungs-Avis auszudrucken.
Dieses bietet dem Rechnungsteller eine Übersicht der bei der Überweisung gemachten Abzüge (Skonti, Gutschriften etc.).

 

 

 

 

-      Durch Doppelklick auf einen Zahlungsauftrag können Sie sich jederzeit die Zahlungen eines Auftrages anzeigen lassen. Solange der Auftrag noch nicht verbucht ist, können Sie auch noch Zahlungen ändern oder aus dem Auftrag entfernen. Es kann nur das Zahldatum korrigiert werden.
Denken Sie aber daran, dass Sie nach der Änderung den Zahlungs­auftrag allenfalls noch einmal drucken bzw. die DTA-/EZAG-Datei neu erstellen müssen.

-      Wenn eine Zahlung nicht ausgeführt werden soll, wählen Sie diese an und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“. Die Zahlung wird entfernt, und der Beleg erscheint dann wieder bei der Belegübersicht.
Die restlichen Zahlungen verbleiben im Zahlungsauftrag.

 

Wir empfehlen, die folgenden Arbeitsschritte im zeitlichen Ablauf gleich nacheinander zu machen. Somit vermeidet man Unklarheiten wie zum Beispiel:

-      Wurde die DTA- oder EZAG-Datei schon übermittelt?

-      Es wird eine Datei erstellt aber nicht gleich per Online-Banking übertragen.
Kurze Zeit später (am gleichen Tag) wird von einem anderen Zahlungsauftrag wiederum eine Datei erstellt.
Da diese gleich heisst, wird die vorhin erstellte überschrieben.
Somit wird nach dem Übermitteln der Daten vom Finanzinstitut nur der zuletzt erstellte Auftrag ausgeführt.

 

-      Drucken - Sie können den oder die Aufträge jetzt drucken, indem sie den entsprechenden Auftrag anwählen und auf die Schaltfläche „Drucken“ klicken. Sie können einen Zahlungsauftrag beliebig oft drucken.
Der Zähler in der Spalte „Gedruckt“ wird jeweils um 1 erhöht.

-      DTA - Für die elektronische Übermittlung Ihrer Zahlungen können Sie für den betreffenden Auftrag eine DTA- oder EZAG-Datei erstellen, indem Sie die Schaltfläche „DTA“ anklicken. Auch diesen Vorgang können Sie ggf. wiederholen.
Der Zähler in der Spalte „DTA erstellt“ wird jeweils um 1 erhöht.
Die DTA- oder EZAG-Datei wird den Angaben unter
Einstellungen entsprechend gespeichert (z.B. unter ..\acWSCAR\DTA).
Hinweis:
Wenn ein Zahlungsauftrag für LSV-Belastungen oder Daueraufträge erstellt wurde so muss keine DTA- oder EZAG-Datei erstellt werden.
Das gleiche gilt auch, wenn die Zahlungen am Postschalter eingezahlt werden.

 

-      Online-Banking - Klicken Sie gleich anschliessend auf die Schaltfläche „Online-Banking“.
Den Angaben unter
Einstellungen entsprechend wird die Web-Seite des Finanzinstitutes geöffnet. Die Bedienung des Portals ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich und sollte Ihnen bekannt sein.
Übertragen Sie nun die vorhin gespeicherte DTA- oder EZAG-Datei.

Achten Sie darauf, dass Sie die Daten nicht zweimal schicken! Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen wollen, löschen Sie die soeben übertragene Datei (z.B. unter ..\acWSCAR\DTA).

-      Verbuchen – Wann soll ein Zahlungsauftrag verbucht werden?
Wir empfehlen, die Verbuchung erst dann zu machen wenn vom Finanzinstitut die Ausführung bestätigt wurde.
Sie ersparen sich im Fehlerfall die Stornierung des Auftrages im WSCAR.

Mit dem Verbuchen werden dann automatisch alle Buchungen erstellt, und das Verbuchungsdatum erscheint im Auftrag. Daraus können Sie ersehen, dass Sie den Auftrag bereits verbucht haben.

 

Hinweis:

Das Verbuchungsdatum des Auftrages besagt nur, wann Sie die Buchungen erstellt haben. Das Valuta-Datum der Zahlungen in einem Auftrag kann selbstverständlich davon abweichen; zudem können einzelne Zahlungen eines Auftrages natürlich auch unterschiedliche Valuta haben.

-      Stornieren – Ein verbuchter Zahlungsauftrag muss zuerst storniert werden bevor Zahlungen daraus gelöscht oder bearbeitet werden können.
Denken Sie aber daran, dass Sie nach der Änderung den Zahlungs­auftrag allenfalls noch einmal drucken bzw. die DTA-/EZAG-Datei neu erstellen müssen.