Aktualisiert: 21.09.2012 10:48

1  Fakturadaten

1.1  Einleitung

 

Der Programmteil Fakturadaten ermöglicht ein Bearbeiten der Arbeitspositionen und Fahrzeuggruppen sowie das Importieren von Festzeiten. Des Weiteren können hier auch die Belegzeilen „Sonstiges“ und „Texte“ verwaltet werden.

 

 

1.2  Arbeitspositionen

Hier werden die Arbeitspositionen verwaltet. In der Tabelle unterhalb sind die Fahrzeuggruppen mit den jeweils definierten Festzeiten sichtbar.

 

Um eine neue Arbeitsposition zu definieren gehen Sie wie folgt vor:

·       Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ (oben).

·       Nun können alle Angaben erfasst werden.

·       Zum Schluss können Sie mit der Schaltfläche „Speichern“ die vorgenommenen Änderungen übernehmen.

Hinweis:
- Fremdarbeit: Wenn der gesetzt ist, wird diese Arbeitsposition bei der Umsatzstatistik nicht berücksichtigt.
- Ohne Kleinmat.-%: Ein gesetzter Haken bewirkt, dass bei dieser Arbeitsposition kein Kleinmaterialzuschlag berechnet wird.

- ohne Zeiterfass.-Relevanz: Bei gesetztem Haken wird diese Position bei der Berechnung der fakturierten Zeit nicht mit einbezogen.

 

Um eine neue Festzeit / Materialset zu definieren gehen Sie wie folgt vor:

·       Wählen Sie die gewünschte Arbeitsposition über die Suchfunktion oder die Navigations-Schaltflächen aus.

·       Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ (oben), um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen.

·       Nun können zu den entsprechenden Fahrzeuggruppen die Festzeiten und die Materialsets erfasst werden.

·       Zum Schluss können Sie mit der Schaltfläche „Speichern“ die vorgenommene Änderung übernehmen.

 

Hinweise:

·       Es gibt drei Arten von Festzeiten

Positionsart

Bemerkung

Normal

Der AW-Preis (Ansatz) entspricht dem Stundenansatz der Fahrzeuggruppe und ist nicht veränderbar. Die AW-Zeit ist frei wählbar.

Variabel

AW-Preis (Ansatz) und AW-Zeit sind frei wählbar.

Fix

Der AW-Preis (Ansatz) ist frei wählbar, die AW-Zeit ist immer „1“.

Wird z.B. bei einem Abgastest verwendet.

·       Um die Eingabe zu erleichtern gibt es unter „Extras“ die Funktion „Werte übernehmen“. Diese kopiert die markierte Festzeit und überschreibt alle folgenden Zeilen mit dieser. Diese Funktion ist nur im Bearbeitungsmodus aufrufbar.

         

·       Wird in der Fakturierung eine Arbeitsposition erfasst, bei der keine Arbeitswerte hinterlegt sind, wird der Stundenansatz der entsprechenden Fahrzeuggruppe vorbelegt.
Wenn beim Fahrzeug keine Fahrzeuggruppe hinterlegt ist, wird der Standard-Ansatz eingesetzt.

 

 

 

·       Jeder Arbeitsposition können „Zeilen-Aktionen“ hinzugefügt werden, welche beim Fakturieren automatisch einen Datumseintrag aktualisiert (z.B. nächste Abgaswartung) oder einen manuellen Text abfragt und in das definierte Feld einträgt.

 

Mögliche Zeilen-Aktionen können zum Beispiel Abgasdatum, Servicedatum oder ein Pneueinlagerungsort sein. All diese Informationen können den fixen oder freien Fahrzeugfeldern zugeordnet werden, welche dann beim Fakturieren der entsprechenden Arbeitsposition automatisch abgefüllt werden.

 

 

1.3  Fahrzeuggruppen

Hier werden die Fahrzeuggruppen verwaltet.

 

Um eine neue Fahrzeuggruppe zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

·       Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ (oben).

·       Nun können alle Angaben erfasst werden.

·       Zum Schluss können Sie mit der Schaltfläche „Speichern“ die vorgenommenen Änderungen übernehmen.

 

Hinweis: Wenn im Eingabefeld „Vorgänger“ eine Fahrzeuggruppe ausgewählt wird, dann werden alle erfassten Festzeiten dieser Vorgänger-Fahrzeuggruppe automatisch bei der neuen angelegt (kopiert).

 

Hinweis: Wenn der Stundenansatz einer Fahrzeuggruppe geändert wird, werden die zur Fahrzeuggruppe definierten Festzeiten entsprechend aktualisiert. Eine Änderung des Ansatzes wirkt sich direkt auf den Ansatz der Festzeit aus.

Wenn der Teiler geändert wird, werden die AW-Zeiten entsprechend angepasst. Z.B., wenn der Teiler von 10 auf 12 angepasst wird, beträgt die AW-Zeit neu 6 anstatt 5. 5 (AW-Zeit Alt) * 12 (Teiler Neu) / 10 (Teiler Alt) = 6 (AW-Zeit Neu)

 

1.4  Sonstiges

In diesem Register können die „Sonstigen“-Belegzeilen hinterlegt werden.

 

 

 

1.5  Textbausteine

Unter Textbausteine können häufig verwendete Text-Belegzeilen definiert werden. In der Fakturierung können diese dann über „Texte“ eingefügt werden.

 

 

1.6  Festzeiten importieren

Im Register „Festzeiten“ besteht die Möglichkeit die Festzeiten automatisch einzulesen. Diese müssen aber vom entsprechenden Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Falls Ihr Lieferant nicht in der Liste steht, kontaktieren Sie bitte die Autocomp AG für nähere Informationen.

 

 

 

 

Hinweis: Die Angabe des Stundenansatzes wird benötigt, um neue Fahrzeuggruppen anzulegen. Dieser Ansatz wird dann bei allen neu importierten Fahrzeuggruppen eingetragen.


 

1.7  Einlagerung

Der folgende Abschnitt beschreibt das Vorgehen einer Einlagerung per Zeilenaktionen. Die Zeilenaktionen dienen der Verwaltung von Radeinlagerung, Reifeneinlagerung, Einlagern zum Überwintern usw.

1.7.1  Vorbereitung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Vorbereitungsarbeiten für die Einlagerung

 

  1. Als erstes müssen „freie Felder“ für Fahrzeuge definiert werden. Dazu starten Sie bitte aus dem WSCAR den Programmpunkt:

Einstellungen„Hilfstabellen“ / „Fahrzeuge“ / „Freie Felder“.

 

Sie können die Felder wie im folgenden Beispiel definieren und positionieren.

 

Ist der „Text“ der freien Felder aussagekräftig gewählt, ist es später einfacher diesen der Zeilenaktion zuzuordnen. Anschliessend speichern Sie die „freien Felder“.

 

  1. Falls noch keine Arbeitsposition für die Einlagerung vorhanden sein sollte, erstellen Sie bitte unter dem Programmpunkt Fakturadaten eine neue. Die Arbeitsposition könnte beispielsweise „RadEinLag“ heissen.

 

  1. Nachdem eine Arbeitsposition erstellt bzw. gewählt wurde, klicken Sie bitte auf „Zeilen-Aktionen“ (oben rechts in der Toolbar).

 

  1. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem vermutlich noch keine Zeilenaktionen definiert worden sind. Erstellen Sie nun für die gewünschten Felder je eine Zeilenaktion.

 

Wichtig ist, dass „Drucken“ immer angehakt ist und der Typ auf „Manueller Text“ steht, ausser beim Datum. Der von Ihnen erfasste Text wird somit auf der Rechnung ausgedruckt. Zeilenaktionen mit dem Typ „Lieferung- und Leistungsdatum“ werden nicht angedruckt, sondern nur im betreffenden Feld registriert. Tipp: Wie Sie die Zeilenaktionen benennen, sollten Sie sich merken, da sie für den späteren Druck noch wichtig sein werden.

 

Punkt 5 bis 8 sind optional, falls Sie jeweils zusätzlich zum Andruck auf der Rechnung einen Aufbewahrungsschein ausdrucken möchten.

  1. Nach dem Anpassen bzw. Erstellen der Zeilenaktion starten Sie die Dokumentenverwaltung unter dem Programmpunkt Dokumente  und erstellen ein neues „Dokument für Belegzeilenaktion“. Nun können Sie  einen Aufbewahrungsschein gestalten. Gerne stellt Ihnen Autocomp eine Vorlage zur Verfügung.

 

  1. Wollen Sie Felder aus den Zeilenaktionen respektive der freien Felder andrucken, müssen diese gleich heissen wie die Bezeichnung der Zeilenaktion. Beispiel: Heisst eine Ihrer Zeilenaktionen „Reifenmarke“, dann muss im Dokument ein Datenfeld mit dem Format [«Reifenmarke»] vorhanden sein.

 

 

Tipp: Per Einfügen - Datenfeld erhalten Sie eine Liste mit allen gültigen Datenfeldern. Darunter finden Sie auch die Feld-Bezeichnungen Ihrer Zeilenaktionen.

 

  1. Nach dem Erstellen eines Aufbewahrungsscheins gehen Sie bitte wieder in die Fakturadaten.

 

  1. Wählen Sie dort die zuvor erstellte Arbeitsposition und klicken auf den  Menüpunkt „Extras – Dokumenten ID“. Nun öffnet sich eine Dokumentenauswahl. Wählen Sie hier bitte den zuvor erstellten Aufbewahrungsschein aus.


Tipp: Ein erneuter Aufruf des Menüpunkt bietet die Möglichkeit die Dokumentenzuordnung zu löschen.

 

Somit sind alle Vorbereitungen für die Einlagerung erledigt. Möchten Sie für Einlagerung bzw. Auslagerung eine separate Arbeitsposition, dann gehen Sie die Schritte 1- 8 erneut durch. Es besteht die Möglichkeit dasselbe Dokument für beide Arbeitspositionen zu verwenden.

 

1.7.2  Einlagern

Nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann eine Einlagerung aus der Fakturierung heraus vorgenommen werden. Erstellen Sie hierzu einen neuen Beleg mit der entsprechenden Arbeitsposition. Beim Speichern der Arbeit, kommt die standardmässige Eingabe der Zeilenaktion. Nach dem Ausfüllen aller nötigen Felder, können Sie durch Anklicken des Druckersymboles den Aufbewahrungsschein ausdrucken.

 

Tipp: Schon einmal vergebene Eingaben zur Zeilenaktion sucht sich das Programm aus früheren Belegen zusammen und zeigt Sie an. Wurde die Zeilenaktion noch nie verwendet, steht keine Auswahl zur Verfügung.

 

Ist ein Beleg abgeschlossen (z.B. die Rechnung wurde bereits ausgedruckt), können Sie den Aufbewahrungsschein immer wieder ausdrucken.
Markieren Sie den gewünschten Beleg und klicken Sie im Menü auf „Drucken – Dokument zu Zeilen-Aktion“.

1.7.3  Listen

Sie können eine Liste aller eingelagerten Pneus ausdrucken, bzw. sich ansehen, was alles eingelagert wurde. Dazu starten Sie den Programmteil Fakturadaten und wählen die gewünschte Arbeitsposition.

Auf der Arbeitsposition findet Sie im Menü Extras bzw. in der Menüleiste den Punkt „Statistik“ und darunter den Punkt „Bewegungen“. Das Programm zeigt Ihnen eine Liste mit allen Einlagerungen eines definierbaren Zeitraums. Die Liste lässt sich über den Menüpunkt „Drucken - Bewegungen“ ausdrucken.

 

1.7.4  Auslagern

Diese Möglichkeit kommt dann zum Einsatz wenn ein Kunde seine Reifen nicht mehr gelagert haben möchte.

 

Variante 1

Im Programmteil Kunden den Kunden und das gewünschte Fahrzeug  auswählen und zum Ritter „Fahrzeug-Details“ wechseln. Alle Feldinhalte welche für die Radeinlagerung verwendet werden löschen.

Der Nachteil dieser Variante ist, dass in den Reparaturdaten keine Hinweise über die Radauslagerung hinterlegt sind.

 

Variante 2

Im Programmteil Fakturadaten analog der Radeinlagerung eine Radauslagerungsposition (z.B. RadAusLag) einrichten.

 

 

Wichtig ist, dass der Typ auf „Feldinformationen löschen“ steht.

 

Mit der Variante 2 werden die Feldinhalte, nachdem die Arbeitsposition „RadAusLag“ im Beleg erfasst ist, automatisch gelöscht.