Aktualisiert: 03.10.2013 10:47

1  Einstellungen

1.1  Einleitung

 

Mit diesem WSCAR-Programmteil ist es möglich Programm-Einstellungen bezogen auf die Sparte, Abteilung und die Computerstation vorzunehmen. Auf der linken Seite sind alle Kategorien angeordnet. Eine spezielle Kategorie sind die Hilfstabellen: Sie beinhaltet alle einfachen Tabellen, welche selbst gepflegt bzw. erweitert werden können. Dies sind z.B. Postleitzahlen, Adressanreden oder Kundencodes usw. Alle anderen Kategorien unterhalb beinhalten eine Anzahl von Einstell-Möglichkeiten für das Garagenprogramm.

 


 

Um eine Einstellung zu ändern gehen Sie wie folgt vor:

·      Wählen Sie eine Kategorie aus. (1)

·      Klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren. (2)

·      Auf der Rechten Seite erscheinen nun die Konfigurations-Möglichkeiten.

·      Jetzt können Änderungen vorgenommen werden. Um diese zu speichern wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“ an.

 

Jede Konfiguration kann erweitert werden und Abteilungs-, Sparten- und/oder Computerstations-abhängig gemacht werden:

·      Falls schon erweiterte Einstellungen vorhanden sind klicken Sie auf den „Aufklappen-Button“. (3) Die bereits definierten Einstellungen erscheinen.

·      Klicken Sie auf den „+ Button“ (4) um weitere Einstellungen hinzuzufügen.

·      Mit Hilfe der drei Auswahlboxen (5) kann nun die Abhängigkeit eingestellt werden und die dazugehörende Konfiguration im neuen Eingabefeld eingetragen werden. (6)

 

Hinweise:

·      Falls noch keine Sparten oder Abteilungen definiert wurden, können diese unter „Hilfstabellen“ eingetragen werden.

·      Spartenabhängige Einstellungen sind nur wirksam wenn Sie im Garagenprogramm im Kontext eines Faktura-Belegs arbeiten, da sonst die Sparten-Information fehlt.

·      Falls Sparten definiert sind müssen alle Faktura-Belege einer bestimmten Sparte zugeordnet werden.

·      Die Bezeichnungen der Computer-Stationen werden automatisch durch das Garagenprogramm eingetragen (Bei der ersten Anmeldung beim Garagenprogramm).

·      Falls Ihnen die Bezeichnung der Computer-Stationen nicht bekannte ist, können Sie dies bei jeder Computer-Station in den Windows-Einstellungen nachschauen. Siehe: „Start“ => „Einstellungen“ => „Systemsteuerung“ => „System“ => „Computername“

 

 

1.2  Weitere Funktionen

Die Funktionen „Computer löschen“ und „Lizenzen“ werden im Normalfall nicht verwendet.

 

Computer löschen:

Diese Funktion ist Passwort geschützt. Sie dient bei einer Änderung eines Computernamen dazu den alten Eintrag aus der Garagenprogamm-internen Liste zu entfernen.

 

Lizenzen:

Beim Klick auf diese Schaltfläche erscheinen all Ihre WSCAR-Lizenzen und Ihre Gültigkeitsdauer. Verwenden Sie die Funktion „Lizenzdatei einlesen“ um eine neue Lizenzdatei manuell einzulesen.

 

1.3  Allgemein

Kundendaten-Verzeichnis:

Ein hier hinterlegtes Verzeichnis, erlaubt externe Daten pro Kunde zu speichern. In der Kundenverwaltung erscheint anschliessend eine Schaltfläche zum automatischen Öffnen.

 

1.4  Finanzbuchhaltung

Bei den Einstellungen für die Finanzbuchhaltung ist es zusätzlich möglich Buchhaltungsperioden und deren Kontodefinitionen zu erstellen und zu entfernen.

 

Um eine Buchhaltungsperiode zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:

·      Klicken Sie oben in der Menuleiste auf das Symbol „Neue Periode“

·      Auf der rechten Seite erscheint nun eine neue Spalte für die Angaben der neuen Periode. Der Mandant und das Startdatum sind zwingende Angaben. Die Kontodefinitionen können bei bedarf geändert werden.

 

Um eine Buchhaltungsperiode zu entfernen gehen Sie wie folgt vor:

·      Klicken Sie oben in der Menuleiste auf das Symbol „Periode löschen“

Hinweis: Es wird immer die Periode entfernt, die auf der rechten Spalte angezeigt wird.

 

1.5  Zahlungsverbindungen

Wenn mit der elektronischen Übermittlung (ESR /DTA) gearbeitet wird müssen die  Zahlungsverbindungen für die Debitoren und Kreditoren definiert sein.

Im Programmteil Einstellungen / „Hilfstabellen“ / „Allgemein“ werden diese Zahlungsverbindungen definiert.
Die Tabelle Zahlungsverbindung beinhaltet alle Post- und Bankverbindungen auf Debitor
en- sowie auf Kreditoren-Seite. Einige Felder sind nur bei Postverbindungen auszufüllen andere nur bei Bankverbindungen. Es gibt aber auch Felder die bei beiden Verbindungsarten nötig sind.

WICHTIG:
Nach der Neuerfassung oder bei einer
Änderung die gemacht wurde müssen einige Testeinzahlungsscheine der Post oder Bank zum Überprüfen geschickt werden.
Erst nach der Freigabe durch die Post/Bank dürfen Rechnungen mit EZS versendet werden.
Es besteht sonst die Gefahr, dass Zahlungen nicht korrekt ausgeführt werden können!

Beispiele EZS-Verbindung für Einzahlungsschein (Bank / Post):

 

ACHTUNG: Bei einer Post-Verbindung darf keine Bankanschrift eingetragen sein!

 

Wenn das Andrucken der IBAN/Bankkonto-Nr auf dem Einzahlungsschein nicht erwünscht ist, so muss das Feld IBAN/Bankkonto-Nr leergelassen werden.

Die Kunden-ID wird Ihnen durch die Post/Bank mitgeteilt

Die Teilnehmer-Nr entspricht der PC-/ Bankkontonummer (ESR-Konto) ohne die Striche „-“, wobei die Teilnehmernummer 9 Ziffern lang sein muss. Ist dies nicht der Fall muss sie ab der 3. Ziffer mit Nullen „0“ ergänzt werden.

Beispiel: „01-1234-5“ => „0112345“ => „010012345““

 

Beispiele Kreditorverbindung (Bank / Post):

Wenn die IBAN-Nummer eingetragen ist, wird die Clearing-Nr automatisch eingetragen da diese in der IBAN-Nummer enthalten ist.

 

 

1.6  Zahlungskonditionen

Im Programmteil Einstellungen / „Hilfstabellen“ / „Allgemein“ werden die Zahlungskonditionen definiert.
Diese Tabelle wird für die Kunden- wie auch Kreditor-Stammdaten verwendet.

Sie ermöglicht verschiedene Zahlungskonditionen zu verwalten. Dabei können abhängig von der Zahlungsbedingungen auch Skonti vergeben werden.

Beispiel:


Beschreibung der Felder:

Kurztext

Text welcher in der Auswahlbox erscheint

Bezeichnung Fusszeile

Bezeichnung dieser Zahlungskondition
Dieser Text wird auf der Rechnung in der Fusszeile angedruckt.

Netto

Allg. Zahlungsfrist (ohne Skonto)

Tage (1)

Maximale Anzahl Tage mit Skonto Prozent 1

Prozent (1)

Höhe des Skonto bezüglich Tage (1)

Tage (2)

Maximale Anzahl Tage mit Skonto Prozent 2

Prozent (2)

Höhe des Skonto bezüglich Tage (2)

 

Im Programmteil Einstellungen / „Kunden“ wird definiert welche Standard-zahlungskondition für die Kunden gelten soll.

1.7  Stundenansatz

Im Programmteil Einstellungen / „Hilfstabellen“ / „Fakturierung“ werden die Stundenansätze definiert.
Beispiele:

 

 

Beschreibung der Felder:

Ansatz

Preis pro Verrechnungs-Einheit in Franken

Teiler

Anzahl Verrechnungs-Einheiten pro Stunde

Code/Bezeichnung

Wird für die neue AMAG-Schnittstelle benötigt, insbesondere für den Billing_Factor.
Eintrag: [AMAG]X. Wobei X eine Zahl ist.

Hat man verschiedene Stundenansätze im ELSA PRO hinterlegt entscheiden man mit diesem Code und der Zahl welcher Ansatz verwendet werden soll.
Bemerkung: Die Zahl ist in Elsa Pro hinterlegt.

 

Hinweis: Wenn ein Stundenansatz verändert wird, werden automatisch alle betreffenden Festzeiten entsprechend angepasst. Eine Änderung des Stundenansatzes wirkt sich direkt auf die Ansätze der Festzeiten aus (nur solche mit Pos-Art=Normal).
Beim Teiler wirkt sich eine Änderung auf die AW-Zeiten aus:
(AW-Zeit Neu) = (AW-Zeit Alt) * (Teiler Neu) / (Teiler Alt)

 

Beachten: Ändert (z.B. aufs neue Jahr) der Stundenansatz  von beispielsweise
CHF 120.00 auf CHF 125.00 so sollte der bestehende Ansatz geändert werden. Nur so werden die Änderungen in den Festzeiten und der Standardansatz für die Fakturierung übernommen.
Wenn ein neuer Stundenansatz eingetragen würde, so werden die Anpassungen NICHT übernommen und müssen überall manuell gemacht werden.

 

Im Programmteil Einstellungen / „Fakturierung“ / „Standard Ansatz“ wird definiert welcher Standardstundenansatz beim Fakturieren normalerweise verwendet werden soll.

1.8  Absenzen

Im Programmteil Einstellungen / „Hilfstabellen“ / „Mitarbeiter“ / „Ferienart“ werden die Absenzarten definiert.

 

Beispiel:

 

Beschreibung der Felder:

Bezeichnung

Bezeichnung der Absenzart

Faktor

Auswirkungs-Faktor auf Ferientotal

 

Hinweis: Bei Faktor kann mit „0“ eine Absenz eingestellt werden, die sich nicht auf das Ferientotal auswirkt. Bei den Eingaben 1 oder -1 wird entsprechend das Ferientotal verändert, wenn eine solche Absenz eintritt.

 

Die Absetzen werden im Programmteil Mitarbeiter  und Terminplaner benötigt und sind dort in ihrer Funktion beschrieben.

 

1.9  Kunden

Zahlungskonditionen:

Vorschlagswert für Zahlungskonditionen beim neuen Kunden. Genaueres zu Zahlungskonditionen findet man im Kapitel 1.5 der Einstellungen.

Dokumenten-Id für Kundenetiketten:

Kundenetiketten designend man in den Dokumenten. Hier wählt man das Dokument das für Kundenetiketten verwendet werden soll.

1.10            SMS

 

200 SMS für CHF 40.—

400 SMS für CHF 76. —                Bestellung bei Autocomp AG

 

SMS Versand aus dem Kundenstamm oder

aus dem Terminkalender

 

In DOKUMENTE neue Dokumente erstellen für die Standardtexte der SMS.

 

SMS-Text aus den Kunden                                zum Beispiel:

Ihr VW Golf GTI ist abholbereit. Sie können Ihr Fahrzeug jederzeit abholen während der Geschäftszeit. Mit freundlichem Gruss Garage Muster AG

(Stammdaten können über Einfügen / Datenfeld  eingefügt werden!)

 

SMS-Text aus dem Terminkalender                    zum Beispiel:

Terminbestätigung   9. Oktober 2013 um 8:30 Uhr bis 18:00 Uhr

 

Unter EINSTELLUNGEN / ALLGEMEIN /  SMS     

Telefonnummer hinterlegen als Absender

 

Unter EINSTELLUNGEN / ALLGEMEIN / SMS die entsprechenden Dokumente ID erfassen und speichern!

 

Die SMS-Texte sind nun hinterlegt. Alle Texte können überschrieben werden oder auch gelöscht und neu geschrieben werden.