Aktualisiert: 04.07.2013 14:10

1  Dokumente

1.1  Einleitung

Mit der Dokumentenverwaltung können Sie alle Dokumente zentral verwalten und nach Ihren Bedürfnissen gruppieren. Alle Dokumente werden in der Datenbank gespeichert.

Es können Dokumente für den Einzel- oder Seriendruck (z.B. Abgaswartung, Reifeneinlagerung, etc.) erstellt werden.

Weiter besteht die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen (z.B. für den Werbedruck auf den Einzahlungsscheinen oder Mietverträge für die Miet- oder Ersatzfahrzeuge.

 

1.2  Dokumentarten

Folgende Dokumentarten stehen Ihnen zu Verfügung:

  • Neutrales Dokument (Ohne Datenfelder – Ausnahme: Tagesdatum)
  • Seriendokument nach Kunden
  • Seriendokument nach Fahrzeugen
  • Seriendokument nach Tankkarten
  • Seriendokument nach Ersatzteilen
  • Seriendokument nach Kreditoren
  • Dokument für Terminplaner
  • Dokument für Belegzeilenaktion

 

 

Beim Speichern des Dokumentes oder bei der Druckvorschau werden alle eingefügten Datenfelder überprüft ob diese mit der gewählten Dokumentart übereinstimmen.


 

1.3  Dokumentbearbeitung

Unter dem Menüpunkt „Dokument” finden Sie folgende Auswahl zum Bearbeiten bestehender Dokumente:

 

Neu

Neues Dokument erstellen

 

Öffnen

Bestehendes Dokument aus der Dokumentenverwaltung öffnen. Zuerst wird die Gruppe (Verzeichnis) ausgewählt und dann das gewünschte Dokument.

 

Es kann auch nach Dokumenten gesucht werden. Sowohl nach dem Namen wie auch nach der Dokument-ID (das ist die Zahl in Klammern hinter dem Dokumentennamen).

Mit der Schaltfläche „Löschen“ kann ein markiertes Dokument gelöscht werden.

 

 

 

 

Speichern

Ein neu erstelltes Dokument speichern oder ein bestehendes Dokument unter dem gleichen Namen nochmals speichern.

Beim erstmaligen Speichern kann ausgewählt werden wo das Dokument gespeichert werden soll. Ebenfalls kann das Dokument mit einem Passwort vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

 

Jedes Dokument erhält beim Speichern eine vom System vergebene Dokument-ID. Diese ist eindeutig und kann nicht verändert werden. Eine einmal vergebene ID wird nach dem Löschen eines Dokumentes nicht mehr verwendet.

Die Dokument-ID wird unter anderem benötigt um beim Werbedruck auf dem Einzahlungsschein anzugeben welches Dokument verwendet werden soll.

Sie können so jederzeit verschiedene Werbedruck-Vorlagen, aufgrund saisonalen Events wie Frühlingsausstellung etc., erstellen und bei Bedarf (unter Einstellungen - „Debitoren“ / „Einzahlungsschein“ / „Dokument-ID für EZS-Werbung“) dem Einzahlungsschein zuweisen.

 

Speichern unter

Ein neu erstelltes Dokument speichern oder ein bestehendes Dokument unter einem anderen Verzeichnis oder anderem Namen speichern. Das Dokument erhält eine neue Dokument-ID.

 

Umbenennen und Speichern

Ein bestehendes Dokument kann umbenannt und dann gespeichert werden.

Dabei wird die Dokument-ID beibehalten.

 

Löschen

Bestehendes Dokument löschen

 

Schliessen

Momentan offenes Dokument schliessen

 

Text-Datei importieren

Eine externe Textdatei (*.txt, *.rtf) kann importiert werden.

 

Exportieren

Ein WSCAR-Dokument kann ins Format (*.txt, *.rtf) exportiert werden.

 

Neue Dokumenten-Gruppe (Verzeichnis) erstellen

Beim erstmaligen Speichern eines neuen Dokumentes, bei „Speichern unter“ oder bei „Umbenennen und Speichern“ ist rechts vom Text Gruppen eine Schaltfläche „…“ vorhanden. Über diese Schaltfläche kann eine neue Gruppe (Verzeichnis) erstellt werden.
Hinweis: Es ist nicht möglich Untergruppen innerhalb Gruppen zu erstellen.

1.3.1  Bearbeiten

Unter dem Menüpunkt finden sich Standardfunktionen, wie in fast allen Windows-Programmen verfügbar sind.

-      Ausschneiden:       Schneidet einen markierten Text aus

-      Kopieren:              Kopiert einen markierten Text in den Zwischenspeicher

-      Einfügen:              Fügt einen ausgeschnittenen oder kopierten Text am
                            markierten Ort ein

-      Rückgängig:          Macht getätigte Aktionen schrittweise rückgängig

-      Alles markieren:    Markiert den gesamten Text

-      Suchen:                Dokumente werden gesucht. Sowohl nach Namen wie
                            auch nach der Dokument-ID.

-      Rechtschreibung:   Überprüft das Dokument nach Rechtschreibfehlern

 

1.3.2  Schaltflächen

Praktisch alle Funktionen können auch über die Schaltflächen aufgerufen werden.

Unter den Schaltflächen gibt es die zusätzliche Funktion „Zoom“. Damit kann das Dokument „optisch“ vergrössert“ werden.

 


1.4  Textgestaltung

1.4.1  Formatierung

-      Schriftart:                       Schriftart /-Schnitt /-Grad einstellen

-      Fett:                              Markierter Bereich wird Fett dargestellt

-      Kursiv:                           Markierter Bereich wird Schräg dargestellt

-      Unterstrichen:                Markierter Bereich wird unterstrichen

-      Linksbündig:          Markierter Bereich wird Linksbündig ausgerichtet

-      Zentrieren:                     Markierter Bereich wird zentriert

-      Rechtsbündig:                 Markierter Bereich wird Rechtsbündig ausgerichtet

-      Aufzählungszeichen:       Jeder markierten Zeile wird ein Punkt hinzugefügt

-      Hochgestellt:                  Markierter Bereich wird hochgestellt

-      Tiefgestellt:                    Markierter Bereich wird tiefgestellt

-      Normal:                         Hoch- / Tiefgestellter Text wird zurückgesetzt

-      Nummerierung:              Markierte Zeilen werden durchnummeriert

-      Nummerierung ändern:   Nummernformat kann geändert werden


1.4.2  Einfügen von Datenfeldern und Bildern

 

Datenfelder

Im Dokument können „Datenfelder“ welche WSCAR zur Verfügung stellt  hinzugefügt werden, so dass z.B. immer das aktuelle „Tagesdatum“ auf dem ausgedruckten Dokument erscheint. Bei Serienbriefen kann die Anschrift oder andere Felder (z.B. Anrede / Vorname / Name / Anschrift / PLZ / Ort) auf diese Weise automatisch „abgefüllt“ werden.

Datenfelder werden an der Stelle eingefügt, wo sich der Cursor gerade befindet.

Tipp: Wenn die gesamte Kundenadresse angedruckt werden soll, so kann man einfach nur das Feld „Anschrift1“ auswählen. Die weiteren Felder „Anschrift2-5“ werden dann automatisch hinzugefügt.

ACHTUNG: Wenn der Dokumenttyp „Normales Dokument“ ist, so können ausser dem Feld „Tagesdatum“ keine anderen Datenfelder eingefügt werden.

Bilder

Es können auch Bilder in ein Dokument eingefügt werden.

Einschränkung:

-      Text kann das Bild nicht umfliessen

-      Text hinter oder vor dem Bild ist nicht möglich

-      Text kann also nur oberhalb oder unterhalb des Bildes sein

-      Der Ausdruck von Bildern auf dem Einzahlungsschein ist NICHT möglich

 

1.4.3  Tabulatoren setzen

Das wichtigste Stilmittel bei einem Brief ist die Nutzung von Tabulatoren zur Platzierung und Ausrichtung des Textes. So kann z.B. für die Adresse eine fixe Position angegeben werden, die dann einfach durch drücken der Tabulator-Taste erreicht werden kann. Es können auch mehrere Tabulatoren gesetzt werden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, sauber strukturierte Tabellen zu erstellen.

Die Tabulator-Taste sieht auf der Tastatur so aus , und befindet sich auf der Tastatur ganz links (oberhalb der Caps-Lock Taste).

Durch Mausklick auf den Lineal oberhalb des weissen Blatts setzen Sie mögliche Tabulatoren, welche für das ganze Blatt Geltung haben
(Beispiel = Tabulator bei 12.25).

Um einen Tabulator zu entfernen klicken Sie erneut auf den betreffenden Tabulator.

 

1.4.4  Seitenränder anpassen

Im Lineal lassen sich ebenfalls die Seitenränder anpassen. Dies wird ermöglicht durch das Anklicken und Ziehen des linken bzw. rechten grauen Balkens im Lineal. Im Beispiel stehen diese bei 1.5 und 19.5.

 

 


1.5  Drucken

Dokumente können als Einzeldokumente oder Seriendokumente ausgedruckt werden. Weiter können diese ebenfalls via E-Mail verschickt werden.

1.5.1  Einzeldruck

Alle Dokumenttypen können als „Einzeldruck“ gedruckt werden.

1.5.2  Seriendruck

Seriendruck ist nur möglich wenn der Dokumenttyp „Seriendokument …“ verwendet wird.

1.5.3  Einzel-E-Mail

Einzel-E-Mail  ist nur möglich wenn der Dokumenttyp „Seriendokument …“ verwendet wird.

1.5.4  Serien-E-Mail

Serien-E-Mail ist nur möglich wenn der Dokumenttyp „Seriendokument …“ verwendet wird.
Hinweis: Beim Serien E-Mail wird das Dokument allen Kunden welche eine E-Mail-Adresse eingetragen haben per Mail verschickt. Für die Kunden ohne eingetragene E-Mail-Adresse wird das Dokument ausgedruckt.

 

1.5.5  Datenselektion

Bei allen Dokumenttypen erscheint beim Ausdrucken oder E-Mail-Versand eine Auswahlmaske (Ausnahme Einzeldruck „Normales Dokument“), in der die Selektionskriterien eingegeben werden können.

 

Nach der gewünschten Selektion erscheint das Dokument in der Vorschau.

Die Funktionen der Druckvorschau werden in einem separaten Kapitel beschrieben.

 

 

 


Druckvorschau

Bei allen Druckarten wird nach der gewünschten Selektion das Dokument in der Vorschau angezeigt.

 

 

 

Symbol-Beschreibung v.l.n.r.:
- an den Anfang der Auflistung (1/26)
- 1 Blatt zurück
- Anzeige welche Seite der Totalanzahl Seiten gerade angezeigt wird
- 1 Blatt vorwärts
- an das Ende der Auflistung (26/26)
- Zoomfaktor auswählen
- Vergrössern der Anzeige des Dokumentes (nur auf dem Bildschirm)
- Verkleinern der Anzeige des Dokumentes (nur auf dem Bildschirm)
- Gesamtansicht des Blatts (1:1)

- Alle Seiten ausdrucken
   -> (mit der linken Maustaste Druckersymbol anklicken)
- Seitenauswahl auf einen bestimmten Drucker ausdrucken
   -> (mit der rechten Maustaste Druckersymbol anklicken)
- Dokument speichern unter…
- Dokument als E-Mail versenden
- Beenden der Vorschau

 

Tipp: Wenn man mit der Maus langsam über die einzelnen Symbole fährt und kurz stehen bleibt, dann erscheint ein Kurzbeschrieb der Funktion der entsprechenden  Schaltfläche.

 

1.6  Etiketten drucken

 

Hinweis: Der Etikettendruck befindet sich neu im Programmteil Dokumente.
Vorderhand kann aber auch noch der Etikettendruck unter
Listen - „Etiketten“ benutzt werden wird da aber später einmal entfernt.

 

Einzelne Etiketten werden mit „Drucken / Einzeldruck“ und mehrere Etiketten via „Drucken / Seriendruck“ ausgedruckt.

1.6.1  Vorbereitungsarbeiten

Aus dem Programmteil Dokumente  können nur dann Etiketten gedruckt werden, wenn die dazu benötigten Vorlagen innerhalb der Dokumentenverwaltung  in der Gruppe „Etiketten“ gespeichert sind.

Diese Vorlagen können entsprechend Ihren Wünschen konfiguriert werden.
Im Vorlagendokument  wird immer nur eine Etikette konfiguriert. Je nach Konfiguration des Seitenlayouts beim Ausdruck werden dann die gewünschten Anzahl Etiketten in der richtigen Anordnung ausgedruckt.

Ein linker oder oberer Abstand in der Vorlage wirkt sich auf die Positionierung des Textes auf der einzelnen Etikette aus.

 

Hinweis:

Wenn aus den Kundenstammdaten einzelne Kundenetiketten gedruckt werden sollen so wird dieses Etikettenformat ebenfalls in den Dokumenten gestaltet.

Im Programmteil Einstellungen  - „Kunden “ / „Dokumenten-Id für Kundenetiketten“ kann angegeben werden welche Vorlagen für die Etikette verwendet werden soll.

 

Druckt man eine Etikette aus den Kundenstammdaten, wird über diese Zuordnung das entsprechende Dokument geladen. Auf diesen Etiketten können auch Grafiken hinterlegt sein.

1.6.2  Ausdrucken

Es können Einzel- wie auch Serienetiketten gedruckt werden. Entsprechend erscheint dann ein Fenster in dem die zu druckenden Daten ausgewählt und eingeschränkt werden können.

Vor dem Druck aus den Dokumenten erscheint folgender Dialog:

 

 

Papiergrösse:     

Seitenbreite in Millimeter des Papiers auf dem die Etiketten gedruckt werden sollen. Beispiel:

DIN A4 = (210 mm x 297 mm)

DIN A5 = (148 mm x 210 mm)

DIN B5 = (176 mm x 250 mm)

DIN B6 = (125 mm x 176 mm)

DIN C5 = (162 mm x 229 mm)

DIN C6 = (114 mm x 162 mm)

 

Seitenbreite :

Seitenbreite in Millimeter des Papiers auf dem die Etiketten gedruckt werden sollen. Beispiel: DIN A4 Etikettenbogen.
Wenn das ausgewählte Papierformat noch korrigiert werden soll oder das Format in der Auswahl nicht vorhanden ist, so kann die Papiergrösse hier manuell definiert werden.

 

Nebeneinander:

Anzahl Etiketten nebeneinander. Mit der Seitenbreite und der Anzahl ergibt sich die Etikettenbreite. Beispiel: DIN A4 mit 210mm / 3 = 70mm Etikettenbreite

 

Untereinander:

Anzahl Etiketten untereinander. Mit der Seitenhöhe und der Anzahl ergibt sich die Etikettenhöhe.  Beispiel: DIN A4 mit 297mm / 7 = 42.42mm Etikettenhöhe

 

Oberer Rand:

Oberer Rand gibt die Millimeter an, ab welchem die erste Etikette beginnt.

Dieser eingetragene Rand gilt auch für den unteren Rand.

Hat ein Etikettenbogen einen Rand oben, gibt es den Rand auch immer unten.

Die Etikettenhöhe wird durch den Rand oben & unten und die Anzahl vertikaler Etiketten beeinflusst.

Beispiel:

Papiergrösse DIN A4 mit oberer Rand 10mm.

Etikettenhöhe = (297mm - 10mm - 10mm) / 7 = 39.57mm

 

Linker Rand:

Linker Rand gibt die Millimeter an, ab welchem die linken Etiketten beginnen.

Dieser eingetragene Rand gilt auch für den rechten Rand.

Hat ein Etikettenbogen einen Rand links, gibt es den Rand auch immer rechts.

Die Etikettenbreite wird durch den Rand links & rechts und die Anzahl horizontaler Etiketten beeinflusst.

Beispiel:

Papiergrösse DIN A4 mit linker Rand 10mm.

Etikettenbreite = (210mm - 10mm - 10mm) / 3 = 63.33mm

 

Anzahl pro Datensatz:

Gibt an wie viele Etiketten pro Datensatz gedruckt werden sollen.
Trägt man 2 ein, so werden bei einem Seriendruck (z.B. Kunden) für jeden Kunden 2 Etiketten gedruckt.

 

Hinweis:

Einmal gemachte Einstellungen werden bei einem nächsten Druck beibehalten, können aber wiederum angepasst werden.

 

 

Anschliessend erscheint die Vorschau. Hier kann das Dokument nun ausgedruckt, gespeichert (z.B. aus PDF-Dokument) oder per Mail verschickt werden.