Aktualisiert: 30.05.2012 11:36

1  Debitoren

1.1  Einleitung

Der Programmteil Debitoren ermöglicht das Verwalten der Zahlungseingänge und des Mahnungswesens. Alle offenen Posten aus den Fakturierungen werden hier angezeigt. Bezahlte Rechnungen werden entweder manuell oder automatisch ausgebucht. Zu wenig oder zu viel bezahlte Beträge werden direkt verbucht.

 

1.2  Belegübersicht

Standardmässig werden in dieser Übersicht die noch unbezahlten Belege angezeigt.
Es können allerdings auch die bezahlten Belege dargestellt werden.

Die Ansicht kann über Belegnummer, Kunde, Beleg- /Fälligkeitsdatum oder nach Sparten eingegrenzt werden.

Im blauen Balken (oben) sind weitere Details vom markierten Beleg zu sehen. Des Weiteren wird am unteren Rand des Fensters die Summe aller angezeigten Beleg-Saldi berechnet.

 

è Bis hier fertig

 

1.3  Debitoren ausbuchen

Die Hauptfunktion der Anwendung ist das verbuchen von Zahlungen. Es gibt dazu mehrere Möglichkeiten:

 

Automatisch

Falls die Zahlungseingänge elektronisch verarbeitet werden, können die ESR-Zahlungen automatisch ausgebucht werden.

Manuell

Beim manuellen Verbuchen stehen mehr Möglichkeiten zur Verfügung: Es können Teilbeträge verbucht oder Restsaldi ausgebucht werden.

Verrechnung

Falls Gutschriften und Rechnungen des gleichen Kunden vorhanden sind, erscheint ein Hinweis, welcher ein gegenseitiges verrechnen erlaubt.

1.3.1  Manuell

 

Über die Schaltfläche „Ausbuchen“ kann der markierte Debitor manuell ausgebucht werden. Dabei ist es möglich einen Buchungstext anzugeben.




Hinweise:

·      Falls das Zahlungskonto nicht automatisch eingetragen wird, kann dieses über die Hilfstabellen (Allgemein -> Zahlungsverbindungen -> Fibukonto) voreingestellt werden.

·      Der Anspruch auf Skonto ist abhängig von der beim entsprechenden Beleg verwendeten Zahlungskondition. (siehe: Hilfstabellen)

·      Bei Skontoanspruch können Differenzen im Rappen-Bereich auftreten, diese sind aber stets kleiner als zwei Rappen und werden beim Verbuchen mit dem Skontoabzug verrechnet.

·      Die Höhe des Skontobetrags ist grundsätzlich abhängig vom Zahlungsdatum und dem Zahlungsbetrag (beachte: Auch bei Teilzahlungen wird ein Skontoanteil errechnet)

 

1.3.1.1            Zahlbetrag entspricht nicht dem offenen Saldo

Falls der Zahlungsbetrag nicht dem offenen Saldo entspricht, haben Sie die Möglichkeit den Restsaldo offen stehen zu lassen, in diesem Fall ist es eine Teilzahlung, oder ihn auszubuchen (Unterzahlung).
Im Falle einer Unterzahlung wird der offene Saldo normalerweise auf das Debitorenverlustkonto ausgebucht. Dazu muss nach dem Eingeben des Betrages im Feld „Zahlungsbetrag“ die „Tab-Taste“ gedrückt werden. Erst dann werden die weiteren Felder angezeigt werden.

 

 

Falls das Ausbuchungskonto nicht automatisch eingetragen wird, kann dieses über die Einstellungen (siehe: Einstellungen -> Finanzbuchhaltung -> Debitorenverlustkonto) eingestellt werden.

 

Bei Überzahlungen muss die Differenz zwingend ausgebucht werden. In jedem Fall ist im Feld „Zahlungsbetrag“ der effektiv eingegangene Zahlungsbetrag einzutragen!

Je nach Grösse des Differenzbetrages kann dieser auf das Debitorenverlustkonto oder auf ein Ertragskonto ausgebucht werden.


Bei Rückzahlungen oder Akontozahlungen ist das Vorgehen wie folgt:

-      Doppelzahlung (Rückzahlung):
- Wenn keine Rechnung vorhanden ist kann diese auch nicht ausgebucht
   werden.
- Wenn eine Rechnung vorhanden ist dann den Rechnungsbetrag
   (der Originalrechnung) ausbuchen
- Betrag direkt via E-Banking zurückzahlen

-      In beiden Fällen in der FIBU einen Handeintrag machen z.B.

-      Beachten dass das Datum korrekt eingetragen wird.

 

-      Doppelzahlung (Anzahlung für zukünftige Rechnungen):
- Rechnungsbetrag (der Originalrechnung) ausbuchen
- Dem Kunden eine Akontorechnung machen und diese gleich ausbuchen.
- Bei der nächsten Rechnung wird die geleistete Akontozahlung dann in
  Abzug gebracht.

1.3.1.2            Der Debitor zahlt die Rechnung nicht

In diesem Fall können Sie als Zahlungsbetrag CHF 0.00 eintragen und den Rest als Debitorenverlust ausbuchen.

 

1.3.2  Automatisch (ESR)

Über die Funktion „ESR einlesen“ ist es möglich die Zahlungseingänge automatisch zu verbuchen. Dabei werden aber nur Debitor-Belege ausgebucht bei welchen der offene Betrag genau dem Zahlungsbetrag entspricht (Skontoabzug ist erlaubt).

 

Wichtig: Kontrollieren Sie immer zuerst die Zahlungsübersicht (wird gedruckt) bevor Sie die Zahlungen definitiv verbuchen!

 

Zahlungsübersicht

 

Die erste Seite zeigt alle ESR-Eingänge. Dabei ist es entscheidend, dass die Rechnungsnummer und die Kundennummer angezeigt werden. Ist dies nicht der Fall, so konnte das Programm die Zahlung nicht identifizieren. Dies kann vorkommen, falls der Kunde einen falschen Einzahlungsschein verwendet oder die Einzahlungsscheine nicht über das WSCAR angedruckt werden.

 

 

Die wichtigeren Informationen sind auf dem zweiten Ausdruck zu finden: Die Gesamtübersicht, die nicht verarbeiteten Zahlungen und die Korrigierten Tagestotale.

 

 

Alle Zahlungen, welche unter „Nicht verarbeiteten Zahlungen“ aufgelistet sind, müssen manuell ausgebucht werden. Ein automatisches Verarbeiten ist nicht möglich, falls der Zahlungsbetrag nicht dem offenen Rechnungs-Saldo entspricht, der falsche Einzahlungsschein verwendet wurde oder die Rechnung doppelt bezahlt wurde.

 

 

In der Zusammenfassung sind alle Tagestotale aufgelistet. Falls alle Zahlungen verbucht werden konnten, entsprechen diese Werte den Zahlungseingängen der Bank bzw. Post.

 

 

Wenn eine ESR-Datei mehrmals eingelesen wird, so werden diese nicht verarbeitet und es erscheint eine entsprechende Meldung.

 

Hinweise:

·      Um diese Funktion verwenden zu können sind Einstellungen nötig. (siehe: Einstellungen -> Debitoren)

·      Sie können für ESR-Eingänge mehrere Zahlungseingangskonten definieren in den Einstellungen. (siehe: Einstellungen -> Finanzbuchhaltung -> „Zahlungseingangskonto“ und die zwei Alternativen)

 

1.3.3  Verrechnen (Gutschriften)

Falls von einem Debitor neben einer Rechnung eine Gutschrift vorhanden ist, so kommt beim Ausbuchen die Aufforderung diese miteinander zu verrechnen.

 

 

 

Bei der Verrechnung von Belegen ist das Verrechnungsdatum anzugeben. Die Restsaldi sind unterhalb der zwei Tabellen ersichtlich. Falls mehrere Gutschriften oder Rechnungen eines Kunden vorhanden sind, erscheinen alle Belege in der entsprechenden Tabelle und können nacheinander gegenseitig verrechnet werden.

 

 

 

1.3.4  Versicherungsfall ausbuchen

Die Rechnungsstellung und das richtige Ausbuchen ist in der Hilfe des Programmteiles „Fakturadaten“ / Versicherungsfall beschrieben.

1.4  Weitere Funktionen

1.4.1  Online-Banking

Diese Funktion öffnet ein Browserfenster (Internet) und lädt automatisch die Webseite zu Ihrem Online-Banking Anbieter. Diese Funktion benötigt Einstellungen. (siehe: Einstellungen -> Debitoren -> „URL Online-Banking/Yellownet“ + „Browsertyp“)

 

1.4.2  Zahlungen

Durch einen Doppelklick auf einen Debitor-Beleg oder durch betätigen der „Zahlungen-Schaltfläche“ werden alle schon eingegangen Zahlungen zu dem Beleg aufgelistet.

 

Hinweise:

·      Zahlungen welche automatisch ausgebucht wurden (ESR-Zahlungseingänge) können nicht Rückgängig gemacht werden.

·      Falls von einer Zahlung die Buchungen schon in die Finanzbuchhaltung übernommen wurden, so werden beim Löschen der Zahlung automatisch die Stornobuchungen erzeugt.

 

1.4.3  Debitor-Liste

Diese Funktion druckt die momentan angezeigte Tabelle mit den Debitor-Belegen aus.

 

1.4.4  Einzahlungsschein

Um einen zusätzlichen Einzahlungsschein auszudrucken, können sie eine der folgenden Funktionen verwenden:

·      Einzahlungsschein drucken

·      Einzahlungsschein drucken mit anderem Empfänger

 

Bei beiden Funktionen kann der Betrag selbst bestimmt werden, bei der zweiten zusätzlich der EZS-Empfänger.

 

 

1.4.5  Fälligkeit ändern

Sie können über diese Funktion die Fälligkeit eines Debitor-Beleges manipulieren. Die Fälligkeit ergibt sich aus dem Belegdatum und der gewählten Zahlungskondition. Wenn die Fälligkeit manipuliert wurde kann die Skonto-Berechtigung nicht mehr automatisch ermittelt werden.

1.5  Mahnungen

In diesem Teil können Mahnungen zu den fälligen Belegen gedruckt werden. Sie können wie gewohnt die Ansicht über das Fälligkeits- oder Belegdatum bzw. einen bestimmten Kunden eingrenzen. Um die zu druckenden Mahnungen zu bestimmen doppelklicken Sie ein Beleg in der Liste oder benutzen die Tasten +, -, K, 1, 2 und 3.

 

 

Hinweise:

·      Die Mahntexte und Mahngebühren sind über die Einstellungen zu verwalten (siehe: Einstellungen -> Mahnungen)

·      Über die Einstellungen kann bestimmt werden ob zu jeder Mahnung auch ein Einzahlungsschein gedruckt werden soll.

·      Falls zu einem Kunden mehrere Belege markiert sind, dann werden Sie auf einer Mahnung zusammengefasst. Dabei ist der Beleg mit der grössten Mahnstufe entscheidend für die Wahl des Mahntextes, der Mahngebühren und  des Titels, sowie für den Betrag auf dem Einzahlungsschein.

·      Falls weitere Einzahlungsscheine nötig sind können diese nachträglich ausgedruckt werden. (siehe Einzahlungsschein)

·      Wenn bei einem Kunden Gutschriften vorhanden sind, werden diese automatisch auf der Mahnung berücksichtigt.

 

Alle markieren

Diese Funktion markiert alle Belege in der Liste mit einem „+“ (Mahnstufe erhöhen)

 

Mahnstufe zurücksetzen

Beim markierten Beleg werden die Mahnstufe und das Mahndatum gelöscht.

 

1.5.1  Schnittstelle zur Inkasso Organisation AG, Zug

 

Wenn Sie Kunde der Inkasso Zug sind, können Sie einen Beleg auf elektronischem Weg an Ihre Inkasso-Firma senden. Markieren Sie den Beleg, welchen Sie übergeben möchten, indem Sie in der Selektionsspalte ein ‚+’ eingeben, und klicken Sie dann oben auf die Schaltfläche ‚Inkasso Zug’.


 

Der Dialog zum Versenden des E-Mails öffnet sich automatisch. Im Anhang wird der Beleg als PDF-Dokument mitgegeben. Setzen Sie Ihre Kundennummer in den Betreff und schreiben Sie im Text Ihren Begleittext. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf ‚Senden’ und das E-Mail wird an die Inkasso Organisation AG übermittelt.